Bewirtungskosten

Bewirtungskosten – was ist das?

Rein rechtlich betrachtet sind Bewirtungskosten jene Kosten eines Unternehmens, die für die Bewirtung von externen Personen anfallen. Also beispielsweise für ein Verkaufsgespräch mit potentiellen Kunden in einem Restaurant, einen Kaffee mit einem Stammkunden und weiteren vergleichbaren Anlässen. Zu den Bewirtungskosten zählen auch jene Kosten, die in direktem Zusammenhang mit einer Bewirtung anfallen: Also etwa Park- oder Garderobengebühren. Unternehmer dürfen Bewirtungskosten nur dann als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese betrieblich in unmittelbarem Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit stehen und den Umständen entsprechend angemessen sind. Ist dies gegeben, so dürfen jedoch keinesfalls die gesamten Bewirtungskosten abgesetzt werden, sondern maximal 70 % des Rechnungsbetrages.

INFO: Bewirtet ein Unternehmen ausschließlich angehörige Arbeitnehmer, so gilt die zuvor dargestellte Begrenzung nicht.

Bewirtungskosten sind in diesem Fall in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzbar. Gegebenenfalls sind die Bewirtungsleistungen jedoch lohnsteuerpflichtig und im Rahmen der Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen. Grundsätzlich sind Leistungen des Arbeitgebers in Form von Geschenken, Bewirtungen und Ähnlichem bis zu einem Gegenwert von 44 € pro Monat steuerfrei. Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr gilt ein höherer Freibetrag von bis zu 110 € pro Person. Betriebsjubiläen und Weihnachtsfeiern sind ein typisches Beispiel.

Was sind unangemessene Bewirtungskosten?

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, sind Bewirtungskosten unter anderem nur dann absetzbar, wenn diese angemessen sind. Eine eindeutige Definition, was als angemessen gilt, existiert jedoch nicht. Unangemessene Bewirtungskosten sind etwa außergewöhnlich hohe Rechnungsbeträge, beispielsweise für ein Abendessen mit einem unbedeutenden Kunden in einem teuren Restaurant oder jene, die einen erkennbaren Bezug zu betrieblichen Belangen vermissen lassen. Ein klassisches Beispiel dafür ist der Besuch eines Nachtclubs und der Konsum zahlreicher hochprozentiger Getränke. Kommt es im Rahmen der Steuererklärung zu einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung, kann es vorkommen, dass bestimmte Bewirtungskosten nicht als Betriebsausgabe anerkannt werden. Im Zweifelsfall ist es also ratsam, entsprechende Rechnungen aus eigener Tasche zu begleichen.

Hinweis: Freiwillig gezahltes Trinkgeld in üblicher Höhe kann den Bewirtungskosten hinzugerechnet werden.

Der Nachweis erfolgt beispielsweise durch einen handschriftlichen Nachtrag und einer Unterschrift des Empfängers. Ein Vorsteuerabzug ist jedoch nicht möglich [siehe hierzu: Abschnitt 10.1 Abs. 5 des Umsatzsteueranwendungserlasses (UStAE)].

Wer kann Bewirtungskosten absetzen?

Ob Bewirtungskosten absetzbar sind, ist nicht von der Rechtsform eines Unternehmens abhängig. Angemessene Bewirtungskosten dürfen also sowohl von Freiberuflern, Kleinunternehmern bis hin zu Kapitalgesellschaften durchweg abgesetzt werden. Lediglich die Einschränkung, dass Bewirtungskosten entsprechend § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 EStG nur zu 70 % des Rechnungsbetrages abziehbar sind, gilt unabhängig von Rechtsform und Anlass. Auch durch Mitarbeiter eines Unternehmens verursachte Bewirtungskosten sind analog abzugsfähig, sofern diese betrieblichen Zwecken dienen. Beispielhaft ist hier etwa die selbstständige Einladung von potentiellen Geschäftspartnern zu einem Mittagessen durch einen Mitarbeiter eines Unternehmens zu nennen.

Um die Bewirtungskosten absetzen zu können, ist ein Beleg erforderlich. Wie ein Bewirtungskostenbeleg auszusehen hat und welche Informationen er enthalten muss, ist Teil des nachfolgenden Absatzes.

Hinweis: Im Rahmen einer Bewirtung entrichtete Vorsteuerbeträge können in voller Höhe verrechnet werden.

Bewirtungskostenbeleg – Was muss draufstehen?

Jegliche Geschäftsausgaben sind nötigenfalls gegenüber der Finanzverwaltung durch Belege nachzuweisen. Werden Bewirtungskosten geltend gemacht, so reicht eine einfache Rechnung meist nicht aus. Folgende Informationen sind dazu in Verbindung mit einem Bewirtungskostenbeleg festzuhalten:

Die geforderten Informationen sind nicht zwingend auf der Rechnung festzuhalten, eine entsprechende Anlage wäre ebenfalls ausreichend. Um die Aufbewahrung von Belegen zu vereinfachen bieten jedoch viele Restaurants auf Nachfrage gesonderte Bewirtungsbelege auf denen Raum für die nötigen Angaben vorhanden ist. Werden viele Personen bewirtet, so ist eine namentliche Nennung aller Teilnehmer selten praktikabel. In derartigen Fällen ist eine zusammenfassende Bezeichnung des Teilnehmerkreises ausnahmsweise zulässig.

WICHTIG: Handschriftlich erstellte Rechnungen werden im Falle einer Betriebsprüfung häufig nicht anerkannt. Ein Bewirtungskostenbeleg sollte daher maschinell erstellt sein und eine Rechnungsnummer enthalten.

Weitere (steuerrechtliche) Fragestellungen in Verbindung mit einer Bewirtung

Unter welchen Bedingungen Bewirtungskosten absetzbar sind und worauf Unternehmen achten müssen, ist nun bekannt. Weitere typische Fragestellungen, die sich in Verbindung mit Bewirtungskosten ergeben, sind wie folgt zu beantworten:

• Für bewirtete Unternehmen ergibt sich aus Gründen der Vereinfachung nicht die Pflicht, die erhaltene Bewirtung in Höhe der Aufwendungen als Betriebseinnahme zu versteuern (R 4.7 Abs. 3 EStR).
• Unter bestimmten Umständen müssen bewirtete Arbeitnehmer die erhaltenen Bewirtungsleistungen versteuern. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn die Bewirtung Entlohnungscharakter hat.
• Ist eine Bewirtung geschäftlich veranlasst, so überwiegt regelmäßig das betriebliche Interesse, sodass eine Besteuerung nicht zu erfolgen hat.
• Die Angemessenheit wird an Hand diverser Kriterien bewertet und unterscheidet sich je nach Unternehmen, Tätigkeitsfeld und der Bedeutung der Eingeladenen für den Geschäftserfolg.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.