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Betriebsausgaben geltend machen: So verpassen Sie keine steuerlichen Vorteile

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Mit einem guten Überblick darüber, welche Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, gewinnen Selbstständige mit einer sinnvollen Ausgabe oder Investition gleich doppelt!

Denn natürlich kann und sollte man als Selbstständiger auf gar keinen Fall Geld nur um des Ausgebens willen ausgeben. Aber: Selbstständige versteuern ihren Gewinn, und der besteht aus – vereinfacht ausgedrückt – den Einnahmen abzüglich Ausgaben. Je höher der Anteil der Ausgaben, desto geringer ist der Gewinn und damit die Steuer. Im Folgenden hat Steuertipps.de einige Beispiele für typische Betriebsausgaben zusammengestellt.

Arbeitszimmer/Raumkosten

Die Kosten eines betrieblich genutzten Raumes gehören in den folgenden Fällen zu den Betriebsausgaben:

  • Es handelt sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer, d.h., der Raum ist nicht Teil der Wohnung des Selbstständigen.
  • Der Raum gehört zwar zur Wohnung, ist aber kein Arbeitszimmer, sondern beispielsweise ein Lager.
  • Das Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der Gesamttätigkeit des Selbstständigen – dann darf der Raum auch zur Wohnung gehören.
  • Der Raum ist Teil der Wohnung und ein Arbeitszimmer. Dann ist ein Abzug möglich, wenn kein auswärtiger Arbeitsplatz vorhanden ist.

In den ersten drei Fällen ist der volle Ausgabenabzug zulässig, im letzten Fall nur der eingeschränkte Abzug bis zu 1.250 Euro pro Jahr.

Beratungskosten

Kosten für eine betrieblich veranlasste Beratung sind Betriebsausgaben. Für Steuerberatungskosten gilt dabei: Die Kosten dürfen nur dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie bei der Ermittlung von Einkünften aus selbstständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb angefallen sind. Dieser sachliche Zusammenhang muss gegebenenfalls nachgewiesen werden. Zu den Steuerberatungskosten gehören neben den Leistungen eines Steuerberaters auch die Ausgaben für Steuerfachliteratur und Software zur Erstellung der Steuererklärung.

Bewirtungskosten

Kosten, die bei der Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass entstehen, dürfen nur in eingeschränktem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden: Der Gesetzgeber hat den Abzug auf 70% der angemessenen Kosten begrenzt. Ein geschäftlicher Anlass liegt vor, wenn Geschäftspartner oder Besucher eines Betriebs zum Essen und/oder Trinken eingeladen werden, um Vertragsverhandlungen zu führen, Informationen auszutauschen oder einen Geschäftsabschluss zu feiern. Der Ausgabenabzug scheidet aus, wenn es einen privaten Anlass für die Bewirtung gibt. Die Bewirtung kann fast überall stattfinden – im Betrieb, Hotel, Zug oder Restaurant usw. Nur bei der Bewirtung von Gästen in der eigenen Wohnung ist der Abzug von Betriebsausgaben nicht erlaubt. Zu den Bewirtungskosten gehören auch Nebenkosten wie Garderobengebühren, Trinkgelder oder Raummiete. Fachliteratur Besteht zwischen dem Inhalt eines gekauften Buches, einer CD oder DVD und der beruflichen Tätigkeit ein Zusammenhang, gehören die Anschaffungskosten zu den Betriebsausgaben. Kosten bis 150 Euro netto werden sofort als Betriebsausgabe verbucht. Liegt der Kaufpreis darüber, hängt die steuerliche Behandlung davon ab, für welche GWG-Abschreibungsalternative sich der Selbstständige im Jahr der Anschaffung entschieden hat. Tipp: Bei mehrbändigen Werken kann jeder Band als eigenständiges Wirtschaftsgut behandelt werden, wenn sich die verschiedenen Bände getrennt voneinander erwerben lassen. Auf dem Kaufbeleg sollte der Titel des Buches stehen, die Angabe »Fachliteratur« reicht nicht aus. Bei Belegen ohne Angaben darf der Titel selbst eingetragen werden. Zusätzliche Angaben sind zu empfehlen, wenn der berufliche Zusammenhang nicht eindeutig aus dem Titel hervorgeht. Geschäftsreisen Selbstständige befinden sich auf einer Geschäftsreise, wenn sie vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und ihrer Betriebsstätte beruflich tätig sind. In die Kategorie Geschäftsreise fallen damit zum Beispiel Fahrten zu Geschäftspartnern, Messe- und Kongressbesuche sowie Fortbildungsveranstaltungen. Die bei einer Geschäftsreise entstehenden Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand sind Betriebsausgaben.

Geschenke

Grundsätzlich dürfen Ausgaben für Geschenke nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Bei Geschenken von geringem Wert macht der Gesetzgeber aber eine Ausnahme. Voraussetzung ist, dass es sich beim Beschenkten um einen Geschäftspartner handelt, das Geschenk nicht mehr als 35 Euro kostet und die Kosten beim Schenkenden gesondert erfasst werden. Geschenke sind also möglich an Kunden, Lieferanten, Berater und freie Mitarbeiter. Ist nicht erkennbar, welche Verbindung zwischen dem Betrieb und dem Empfänger des Geschenks besteht, sollte die Art der geschäftlichen Beziehung auf dem Ausgabenbeleg vermerkt werden. Versicherungsbeiträge Versicherungsbeiträge gehören zu den Betriebsausgaben, wenn die Versicherung betriebliche Risiken abdeckt. Betroffen sind beispielsweise Haftpflicht-, Feuer-, Diebstahl-, Rechtsschutz-, Hagel-, Forderungsausfall- und Maschinenversicherungen. Gehört zum Betriebsvermögen auch ein Fahrzeug, sind die Beiträge für die Kfz-Versicherung ebenfalls Betriebsausgaben. Webseite Kauft ein Selbstständiger von einem Dritten eine Web-Adresse (= Domain), erwirbt er damit ein immaterielles Wirtschaftsgut, das keiner Abnutzung unterliegt und daher nicht abgeschrieben werden darf. Für die Domain an sich entstehen also keine Betriebsausgaben. Die laufenden Domain-Gebühren können dagegen als Betriebsausgaben abgezogen werden. Erstellt ein Grafiker oder IT-Fachmann eine Webseite für einen Selbstständigen, dann entsteht ebenfalls ein immaterielles Wirtschaftsgut. Die Ausgaben sind Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes »Webseite«. Im Unterschied zu einem Domain-Namen nutzt sich ein Internetauftritt aber im Lauf der Zeit ab, und zwar schon allein wegen des technischen Fortschritts. Die Literatur geht von einem zwei- bis dreijährigen Abschreibungszeitraum aus. Tipp: Die Abgrenzung zwischen Anschaffungskosten und laufenden Erhaltungsaufwendungen einer Webseite ist schwierig. Im Zweifel sollten die laufenden Kosten für die Pflege und Weiterentwicklung der Webseite als Betriebsausgaben angesetzt werden. Lehnt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug ab, kann man immer noch auf Anschaffungskosten umschwenken. Quellen



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