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Den Begriff Betriebsausgaben gibt es nur im Bereich der Gewinneinkünfte, also Gewerbebetrieb, selbstständige Arbeit, sowie Land- und Forstwirtschaft. Bei den übrigen Einkunftsarten (z.B. nichtselbstständige Arbeit) spricht man von Werbungskosten. Als Betriebsausgaben bezeichnet man im Steuerrecht alle Ausgaben, die einem Unternehmer im Zusammenhang mit seinem Betrieb entstehen. Betriebsausgaben können von den Betriebseinnahmen abgezogen werden und mindern so den steuerpflichtigen Gewinn. Wer hohe Betriebsausgaben hat, kann dadurch also seine Steuerlast senken.
Alleine die betriebliche Veranlassung zählt
Die Finanzverwaltung prüft nicht, ob eine Betriebsausgabe für das Unternehmen notwendig oder üblich ist. Maßgeblich ist nur, ob eine Ausgabe nach objektiven Gesichtspunkten betrieblich veranlasst ist. Lediglich solche Ausgaben, die nach der allgemeinen Verkehrsanschauung als grob unangemessen gelten, können gekürzt werden (z. B. wenn ein Unternehmer ein teures Kleinflugzeug unternehmerisch nutzt), wobei immer die Verhältnisse des Einzelfalles entscheidend sind. Probleme gibt es dann, wenn eine Ausgabe auch den Privatbereich des Unternehmers tangieren könnte – etwa bei Dienstreisen, die ein stark touristisch ausgeprägtes Programm haben. Wenn eine Betriebsausgabe nicht leicht und nachvollziehbar von der privaten Lebensführung getrennt werden kann, dann erkennt die Finanzverwaltung diese insgesamt nicht an. Manche Aufwendungen sind auch von vornherein nicht abzugsfähig wie etwa Geldbußen und -strafen, Hinterziehungszinsen oder Bestechungsgelder.
Beweislast liegt beim Unternehmer
Wer den Betriebsausgabenabzug beanspruchen will, muss die betriebliche Veranlassung gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen. Wer dieser sogenannten objektiven Beweislast nicht nachkommt und die Mitwirkung verweigert, riskiert damit, dass der Fiskus eine Ausgabe nicht anerkennt. Ein Unternehmer ist gegenüber der Finanzverwaltung auch verpflichtet, die Empfänger von Ausgaben zu benennen – sprich die Belege vorzulegen. Wer sich weigert, kann dadurch ebenfalls den Betriebsausgabenabzug verlieren.
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