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Der Umzug als Betriebsausgabe – das ist zu beachten

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Eines dürften wohl alle Umzüge gemeinsam haben: Sie bedeuten zusätzlichen Aufwand und kosten nicht nur Nerven, sondern auch Geld. Zumindest die Kosten lassen sich aber in gewissem Umfang von der Steuer absetzen.

Berlin, 24. Februar – Verändert ein Unternehmen seinen Standort, können die damit verbundenen Ausgaben ohne weiteres als Betriebskosten angesetzt werden. Weniger einfach gestaltet sich laut Faz.de die steuerliche Behandlung, wenn im Home-Office arbeitende Freiberufler oder Selbstständige umziehen. Die Abgrenzung von privaten und betrieblichen Kosten führt im Einzelfall immer wieder zu Problemen mit dem Finanzamt. Dieser Artikel soll etwas Klarheit schaffen.

Welche Kosten können überhaupt steuerlich abgesetzt werden?

Jeder, der schon einmal privat umgezogen ist wird wissen, dass dies neben dem eigentlichen Umzug auch mit weiteren Aktivitäten verbunden ist. Das ist auch nicht anders, wenn ein Betrieb umzieht, nur dass hier der Aufwand noch einmal deutlich größer ist. Dies sieht auch das Finanzamt so und greift dem Unternehmen bei einem Umzug etwas unter die Arme, in dem die Kosten als Betriebsausgaben angesetzt werden können. Bei einem beruflich veranlassten Privatumzug kann ein Teil des finanziellen Aufwandes als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Was aber, wenn ein Selbstständiger oder Freiberufler umzieht, der von zu Hause aus arbeitet? Hier ist die Trennung von Werbungskosten und Betriebskosten nicht immer ganz eindeutig. Prinzipiell können verschiedene Posten als Umzugskosten in Frage kommen:

  • Kosten für das Umzugsunternehmen
  • Erwerb von Umzugskartons
  • Fahrtkosten für Besichtigung
  • Personalkosten
  • Beratungskosten
  • Raumkosten wie Renovierungsaufwendungen oder neue Büromöbel
  • Maklergebühren
  • Doppelte Mietzahlungen
  • Trinkgelder für Möbelpacker

Auch Selbstständige können ihre Umzugskosten selbstverständlich als Betriebsausgaben geltend machen. Hier sollte aber darauf geachtet werden, dass die Kosten auch im Verhältnis zum „Betrieb“ stehen. Wer also als Selbstständiger privat mit seiner Familie umzieht, wird sicher Schwierigkeiten bekommen, wenn er die kompletten Kosten als Betriebsausgabe ansetzt. In diesem Fall sollten die Kosten natürlich nur anteilig angesetzt werden. Als Orientierung lässt sich dabei der Anteil der Wohnfläche heranziehen, die in der Steuererklärung auch für die Selbstständigkeit angegeben wird, also die Größe des Arbeitszimmers.

Die zentrale Voraussetzung dafür, dass etwaige Kosten überhaupt als Betriebsausgaben beim Finanzamt Berücksichtigung finden, ist jedoch, dass der Umzug auch betrieblich veranlasst ist. Wenn der Umzug stattfindet, weil etwa der Partner einen neuen Job angenommen hat, werden die Kosten unter Umständen nicht akzeptiert. Mögliche Gründe für einen betrieblich veranlassten Umzug können dagegen sein:

  • Nähe zum Kunden oder Lieferanten
  • Größeres Gebäude wegen Unternehmenswachstum
  • Absatzschwierigkeiten am aktuellen Standort
  • Nähe zu relevanten Kooperationspartnern (z.B. Forschungseinrichtungen)

Die aufgeführten Gründe zeigen, dass es mitunter schwierig werden könnte, die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit eines Umzuges schlüssig zu begründen, etwa, wenn die Kommunikation auch über Telefon und Email geführt werden kann. Letztendlich entscheidet das Finanzamt aber je nach Einzelfall.

Ohne Belege geht nichts

Unabhängig davon, welche Kosten angesetzt werden und wie der Umzug begründet wird, gilt für alle, die die Umzugskosten ansetzen wollen, die Ausgaben lückenlos zu belegen. Daher sollte nach Möglichkeit frühzeitig begonnen werden, entsprechende Belege zu sammeln. Das beginnt bei der ersten Besichtigung der neuen Räumlichkeiten, zu der der Interessent ja erst einmal anreisen muss. Auch die Courtage für einen Makler sollte man sich unbedingt quittieren lassen. Auch klassische Ausgaben bei einem Umzug, wie etwa die Beschaffung von Umzugskartons bis zur Bezahlung des Umzugsunternehmens sollten mit Rechnungen belegt werden können.

Selbst Trinkgelder für die Möbelpacker können theoretisch von der Steuer abgesetzt werden, allerdings ist die Nachweisführung dabei nicht ganz einfach, da hierfür in der Regel keine Rechnung ausgestellt wird. Hier kann versucht werden, den Nachweis per Eigenbeleg zu erbringen, für den es entsprechende Mustervorlagen gibt.

Für den Selbstständigen ist es dabei wichtig, alle Belege in Form von Rechnungen zu sammeln und den jeweiligen Betrag in den Betriebskosten zu berücksichtigen.

Was gilt es darüber hinaus bei einem Firmenumzug zu berücksichtigen?

Auch wenn die finanzielle Unterstützung durch das Finanzamt eine wichtige Hilfe beim Umzug ist, gilt es natürlich vor allem, den Umzug auch technisch sauber über die Bühne zu bringen. Nachfolgend zunächst einige wichtige Punkte, die im Vorfeld eines Umzuges berücksichtigt werden sollten:

  • Internet und Telefon ummelden
  • Parkplätze für das Umzugsunternehmen reservieren
  • Auftraggeber über mögliche Kapazitätsengpässe informieren
  • Die neuen Räumlichkeiten ausmessen
  • Schlüssel für Fahrstühle, Abstellkammern o.ä. bereitstellen

Jeder Umzug sollte mit einer frühzeitigen Planung beginnen. Gerade für Selbstständige, die als Einzelkämpfer aktiv sind, gehört es dazu, sich für den Umzug ein ausreichendes Zeitpolster zu schaffen und Kunden zu informieren. Zur Planung gehört es aber auch, Parkplätze für die Möbelwagen zu reservieren. Der Stuhl mit dem Schild auf der Straße ist dabei eine rechtlich wenig verbindliche Lösung. Mit einer verkehrsrechtlichen Anordnung können im Notfall auch Autos abgeschleppt werden. Auch diese Ausgaben können als Umzugskosten geltend gemacht werden. Darüber hinaus sollte dafür Sorge getragen werden, dass am Tag des Umzuges alle notwendigen Schlüssel zur Hand sind. Zudem ist die Beauftragung einer Umzugsspedition von Vorteil, vor allem wenn ein umfassendes Inventar vorhanden ist.

Was während und nach dem Umzug beachtet werden sollte:

  • Ruhe Bewahren
  • Klar Schiff machen und ausmisten
  • Über neue Adresse und Kontaktdaten informieren
  • Übergabe der alten Räumlichkeiten protokollieren

Während des Umzugs gilt es vor allem, einen kühlen Kopf zu bewahren. Wer gut geplant hat, kann zudem die Gelegenheit nutzen, um sich von unnützem Ballast zu befreien. Gerade Selbstständige sollten nicht vergessen, Behörden und Geschäftspartnern die neue Adresse mitzuteilen. Nicht zuletzt sollte die Übergabe der alten Räumlichkeiten sauber protokolliert werden.

Schubkarre mit Umzugskarton

Wie sollte ein Umzug erfolgreich organisiert werden? / Quelle: Hitcom/pixabay.com

Fazit – Planen, Begründen und Belege sammeln

Ein Umzug stellt in jedem Fall eine logistische Herausforderung dar, die sich aber bei guter Planung entspannt meistern lässt. Gerade Selbstständige sollten sich bei ihren Planungen von Anfang an die Frage stellen, wie die Umzugskosten steuerlich behandelt werden sollen. Um die Aufwendungen für den Umzug als Betriebskosten ansetzen zu können, muss der Umzug aber aus betrieblichen Gründen erfolgen. Für den konkreten Nachweis sollten alle Belege aufbewahrt werden. Wird dies beachtet, bietet auch das Finanzamt eine helfende Hand.

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