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Geschäftliche Auslandsreisen können vom Unternehmer als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Fährt nicht der Chef selbst, sondern einer seiner Angestellten, können diese in der eigenen Steuererklärung Werbungskosten geltend machen, alternativ erstattet der Arbeitgeber steuerfrei die Ausgaben. Im Vergleich mit Inlandsreisen gibt es hinsichtlich der Pauschbeträge und Kostenerstattungen einige Unterschiede.
Übernachtung im Ausland – Einzelnachweis oder Pauschbetrag
Besonderheiten bei Auslandsreisen bestehen hinsichtlich der Übernachtungskosten. Generell gibt es zwei Wege, wie diese berücksichtigt werden können:
- per Einzelnachweis
- mit pauschalen Auslandsübernachtungsgeldern.
Der Ansatz des Pauschbetrages ist jedoch nur noch bei der Arbeitgebererstattung möglich. Werden die Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt, muss der Einzelnachweis erfolgen. Nicht angesetzt werden können die Pauschbeträge, wenn die Unterkunft dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder teilentgeltlich überlassen werden. Auch dann wenn die Pauschbeträge zu einer unrealistischen Besteuerung führen würden, weil nur sehr geringe Übernachtungskosten entstehen, dürfen sie nicht in Ansatz gebracht werden. Seit Januar 2013 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten, die Höhe der Beträge richtet sich nach den jeweiligen Ländern und der Dauer des Aufenthalts. Der vollständige Pauschbetrag kann ab einer Anwesenheit von mindestens 24h in voller Höhe angesetzt werden und beträgt für Verpflegungsmehraufwendungen zwischen 18 (Kirgistan oder Gambia) und 64 Euro (Norwegen). Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten bewegen sich zwischen 50 (Ägypten) und 265 Euro (Angola). Eine vollständige Übersicht finden Sie hier. Für eintägige Reisen und für den Rückreisetag vom Ausland ins Inland bildet der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland die Berechnungsgrundlage. Für Länder, die nicht erfasst sind, wird generell der Pauschalbetrag für Luxemburg in Höhe von 47 Euro, bzw. 102 Euro angesetzt. Auch bei der Anwendung des Pauschbetrages müssen Zahlungsbelege vorliegen. Kann nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen werden und kann das Frühstück nicht herausgerechnet werden, dann wird die Übernachtungspauschale um 20% der im Land geltenden Verpflegungspauschale gekürzt. Ist das Mittagessen im Gesamtpreis enthalten, beträgt die Kürzung 40%. Gerade für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig über mehrere Tage im Ausland unterwegs sind, kann durch die Bestimmungen ein hoher Abrechnungsaufwand entstehen. Verringert werden kann dieser Aufwand mit entsprechender Software, verschiedene Anbieter machen mittlerweile eine Reisekostenabrechnung online möglich.
Das Verkehrsmittel für die Auslandsreise
Die Zeiträume, die für die Berechnung der Auslandsreisekosten angesetzt werden können, unterscheiden sich je nach verwendetem Verkehrsmittel wie folgt:
- Bei Flugreisen gilt das Land erreicht, wenn das Flugzeug gelandet ist, Zwischenlandungen werden nicht berücksichtigt.
- Bei Schiffsreisen wird das für Luxemburg geltende Tagesgeld angesetzt, am Tag der Ein- und Ausschiffung gilt der Pauschbetrag für den Hafenort.
Das gibt es bei der Arbeitgebererstattung zu beachten
Bis zur Höhe der jeweiligen Pauschbeträge ist eine lohnsteuerfreie Erstattung der Ausgaben durch den Arbeitgeber möglich. Der Arbeitnehmer muss dazu aussagekräftige Belege vorlegen, aus denen sich der Erstattungsanspruch ablesen lässt. Für den Arbeitgeber besteht hinsichtlich dieser Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht. Liegen die ersetzten Verpflegungsaufwendungen höher als die Pauschbeträge, dann können die Mehrbeträgt mit einem Steuersatz von 25% pauschal bei der Lohnsteuerabrechnung berücksichtigt werden. Quelle: IHK Berlin
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