Elektronische Zeiterfassung: Präzision und Erleichterung im Alltag

Eine Vielzahl an Unternehmen setzt mittlerweile auf die sogenannte elektronische Zeiterfassung. Damit hat die manuelle Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten in vielen Betrieben ausgedient. Im Vergleich zur manuellen Erfassung bietet die digitale Variante erhebliche Vorteile, die sich beim Handling, der Genauigkeit und der weiteren Verarbeitung zeigen.

Durch die automatisierte Datenübertragung entfallen zeitfressende Korrekturschleifen und manuelle Übertragungsfehler nahezu vollständig. Moderne Systeme bieten zudem volle Transparenz in Echtzeit, was nicht nur die Rechtssicherheit gegenüber gesetzlichen Dokumentationspflichten stärkt, sondern auch die Basis für eine effiziente Lohnabrechnung und flexible Arbeitszeitmodelle schafft.

Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern moderne Arbeitszeitsysteme

Die Aufgabe elektronischer Zeiterfassungssysteme ist simpel: Durch sie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter elektronisch mit wenigen Eingaben sowohl die tatsächliche Arbeitszeit als auch die Pausenzeiten erfassen. Viele moderne Systeme bieten weitere wichtige Funktionen wie die Anzeige der Urlaubstage, Überstunden oder einen Überblick über die vorgesehenen Dienstpläne.

In vielen Unternehmen sind elektronische Zeiterfassungssysteme mittlerweile Standard – aus gutem Grund, denn sie bieten einen umfassenden Nutzen:

• Sie dienen als wichtige Basis, um den Teammitgliedern flexible Arbeitszeitsysteme anzubieten.
• Durch die elektronische Zeiterfassung lassen sich Gleitzeitregelungen umsetzen und kontrollieren.
• Die elektronische Arbeitszeiterfassung vereinfacht die Lohnabrechnung durch eine komfortable Weiterverarbeitung der erfassten Daten.
• Mit der elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten ist eine präzise Projektüberwachung mit einem konkreten Leistungsnachweis für Abrechnungen möglich.

Unternehmen müssen Arbeitszeit genau erfassen

Die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18) und dem bestätigenden Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) geltendes Recht.

Demnach müssen Arbeitgeber nicht nur Überstunden, sondern Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit systematisch, objektiv und nachvollziehbar erfassen. Eine ausdrückliche gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz steht zwar noch aus, ist jedoch für 2026 angekündigt. Die Pflicht selbst besteht aber bereits.

Weiterhin muss sichergestellt werden, dass zwischen zwei Arbeitseinsätzen eine Ruhezeit von insgesamt wenigstens elf Stunden eingehalten wird. Diese Anforderungen gelten sowohl für Voll- als auch Teilzeitbeschäftigte.

Auch Minijobber kommen um die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung nicht herum. Nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer geringfügig Beschäftigten branchenunabhängig aufzeichnen, spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag. Ausgenommen sind lediglich Minijobs in Privathaushalten. 

Vielzahl an Erfassungsformen erlaubt Anwendung in jedem Betrieb

Für die elektronische Zeiterfassung stehen verschiedene Systeme zur Auswahl. Unterschiede gibt es sowohl auf der Soft- als auch Hardwareebene. Innovative Lösungen wie elektronische Schließzylinder stehen ebenso zur Auswahl wie fest installierte Terminals im Eingangsbereich des Firmengeländes oder reine Software-Anwendungen, die etwa mittels App oder per Tablet nutzbar sind.

Wie funktioniert die elektronische Zeiterfassung?

So unterschiedlich wie die Systeme der elektronischen Zeiterfassung sind, so verschieden fallen auch Handhabung und Anwendung aus. Gerade in kleinen Betrieben, die hohe Investitionen vermeiden möchten, wird noch immer gern auf Excel-Tabellen gesetzt. In diese tragen die Mitarbeiter Ankunftszeit und Ende ein. Auswertungen müssen dann aber noch manuell vorgenommen werden und sind mitunter sehr zeitintensiv.

Auf dem Vormarsch befinden sich auch Online-Zeiterfassungssysteme. Die so erfassten Daten lassen sich leicht weiterverarbeiten und sind überall abrufbar, also nicht nur am festen Arbeitsplatz. Das Angebot ist allerdings ziemlich groß, die Preise und Tarifstrukturen variieren entsprechend.

In Unternehmen mit einer großen Belegschaft gelten bei der elektronischen Zeiterfassung noch immer stationäre Terminals als Mittel der Wahl. Sie versprechen einige Vorteile:

• sehr einfach zu bedienen
• sowohl Anwesenheits- als auch Pausenzeiten können erfasst werden
• einfache Auswertung
• dienen als wichtige Schnittstelle für die Lohnabrechnung

Die stationären Terminals kommen aber nicht für Mitarbeiter infrage, die im Außendienst oder im Homeoffice arbeiten. Hier braucht es Alternativen.

Neben den einfachen Terminals gibt es mittlerweile auch solche, die mit einer biometrischen Funktion ausgestattet sind. Sie arbeiten mit der Gesichtserkennung oder der Verarbeitung von Fingerabdrücken. In einigen Betrieben sind diese Systeme mittlerweile Standard.

Allerdings sind biometrische Daten wie Fingerabdrücke und Gesichtsscans nach der DSGVO besonders schützenswerte Daten. Ihr Einsatz erfordert eine ausdrückliche Rechtsgrundlage. In der Praxis ist das meist eine Betriebsvereinbarung oder die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden. Datenschutzrechtliche Bedenken sind daher in vielen Betrieben ein Hinderungsgrund.

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