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Die Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 21. Oktober 2022

Die Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten

In Deutschland gab es bis 2015 keinen gesetzlichen Mindestlohn. Dies änderte sich jedoch mit der Gesetzeslage. Ab dem 1. Juli 2022 wurde der Stundenlohn auf 10,45 Euro angehoben und mit diesem sogenannten „Mindestlohngesetz“ bekam der Arbeitgeber auch eine Dokumentationspflicht auferlegt. Doch nicht in allen Bereichen greift diese Pflicht, sondern nur in bestimmten Wirtschaftsbereichen. Dieser muss dokumentieren, wann der Arbeitnehmer mit der Arbeit begonnen und wann beendet hat. Zudem muss die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Das Ganze muss er mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Was ist eine Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) wurde 1994 erlassen, um so einheitliche Richtlinien zu schaffen und Arbeitnehmer zu schützen. Jegliche Arbeitsverhältnisse werden darüber in diesem Land gesetzlich geregelt. Dies beinhaltet unter anderem die Höchstarbeitszeit und Ruhepausen des Mitarbeiters. Jedoch gilt dies nicht für jeden beruflichen Bereich.

In dem Gesetz ist auch die Arbeitszeitenerfassung geregelt. Das spezielle Augenmerk liegt dabei jedoch darauf, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in der Woche und im Monat arbeiten darf. Somit ist die Dokumentationspflicht dafür gedacht, um diesen Bereich seitens des Gesetzgebers zu kontrollieren.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz – passt das zusammen?

Nicht nur in beruflichen Bereichen hat der technische Fortschritt viele Änderungen gebracht. Doch mit jedem Vorteil kommt auch immer ein Nachteil dazu. Somit ist auch das Thema Datenschutz bei der Dokumentationspflicht nicht außer Acht zu lassen.

Im Gesetzestext wurde festgehalten, dass der Arbeitgeber zwar eine Dokumentationspflicht hat, jedoch findet sich keine Auskunft über den Datenschutz in diesem Zusammenhang. Mittels der neuen Technologie wäre es für den Arbeitgeber ein Leichtes, auch andere Daten außer die Zeit zu erfassen.

Wichtig: Für den Arbeitnehmer greift in dem Fall jedoch nicht nur das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), sondern auch das Bundesdatenschutzgesetz. Es handelt sich bei der digitalen Arbeitszeiterfassung um personenbezogene Daten. Diese Daten dürfen für keinen anderen Zweck eingesetzt werden. Dadurch soll ein Missbrauch verhindert und das Recht jeder einzelnen Person geschützt werden.

Für welche Wirtschaftsbereiche ist die Dokumentationspflicht vorgesehen?

Jeder Arbeitgeber, der geringfügig Beschäftigte beschäftigt, muss die Arbeitszeiten seines Arbeitnehmers dokumentieren. In § 8 Abs. 1 SGB IV wird definiert, wer ein solcher Beschäftigter ist. Ebenso wird in § 2a SchwarzArbG festgehalten, welcher Arbeitnehmer zu dieser Gruppe in den Arbeitsbereichen fällt. Die folgenden Beschäftigungsbereiche zählen zu diesen definierten Wirtschaftsbereichen:

  • Baugewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Speditions-, Logistik- und Transportgewerbe
  • Forstwirtschaft
  • Unternehmen für den Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
  • Prostitutionsgewerbe

Ebenso müssen Personalfirmen, sogenannte Zeitarbeitsfirmen, dieser Pflicht nachkommen. Wer sich nicht sicher ist, zu welchem Wirtschaftszweig das eigene Unternehmen zuzählt oder der Arbeitnehmer sich unsicher ist, kann bei der Minijob-Zentrale oder der Krankenkasse erfragen, in welchen Wirtschaftsbereich das Unternehmen zugeordnet wird.

Die Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten
Die Entscheidung darüber, wie die Aufzeichnungen erfasst werden, bleibt den Unternehmen überlassen.

Wie muss der Aufzeichnungspflicht nachgekommen werden?

Das Unternehmen ist laut Gesetz verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Die Pausen müssen nicht aufgenommen werden, es kann sich jedoch anbieten, da sich so die Arbeitszeit genauer berechnen lässt.

Der Arbeitgeber hat aber auch die Möglichkeit, diese Aufzeichnungen zu vollziehen, wenn der Arbeitnehmer nach bestimmten, sich wiederholenden wöchentlichen Einsatzplänen arbeitet. Es ist seitens des Gesetzgebers nicht vorgeschrieben, wie diese Aufzeichnungen erfolgen müssen. Aufgrund dessen hat der Arbeitgeber die Wahl, ob er die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter schriftlich oder elektronisch mittels Stundenzettel, Stempelkarten, eines Zeiterfassungssystems oder auch einer elektronischen Tabellenkalkulation festhält.

Tipp: Ebenso kann der Arbeitgeber die Dokumentationspflicht seinem Mitarbeiter überlassen, insofern er diese auf die Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Sollten die Angaben fehlerhaft sein, haftet der Arbeitgeber dafür. Die gesetzliche Grundlage ist in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) zu finden.

Welche Strafen drohen bei einer Verletzung der Dokumentationspflicht?

Wessen Aufzeichnungen gar nicht vorhanden sind, nicht vollständig, nicht rechtzeitig erstellt und vorliegen hat oder diese nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, handelt rechtswidrig laut § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG oder fahrlässig laut § 17 Abs. 1 S. 1. Die Sanktionen richten sich nach der Schwere des Vergehens und können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro bestraft werden. Das kontrollierende Organ ist in dieser Sache der Zoll.

Gibt es Ausnahmen bei der Dokumentationspflicht?

Es gibt hinsichtlich der Dokumentationspflicht nur wenige Ausnahmen. Diese sind Minijobber, die in einem privaten Haushalt arbeiten. Jedoch gibt es noch andere Bereiche, in denen diese Pflicht entfällt.

  • Wenn es sich um enge Familienangehörige wie dem Ehepartner, Eltern, Kinder oder eingetragene Lebenspartner des Arbeitgebers handelt.
  • Der Arbeitnehmer nachweislich mehr als 2.000 Euro brutto monatlich in den letzten 12 Monaten verdient hat.
  • Wenn es sich dabei um ein regelmäßiges „verstetigtes“ Monatsgehalt von mehr als 2.985 Euro brutto handelt.

Fazit

Die Dokumentationspflicht bei Arbeitgebern ist ein sehr umfangreiches Thema, welches nicht vernachlässigt werden sollte. Die Angaben sollten gewissenhaft und korrekt sein, denn die Sanktionen auf eine unzureichende, gar nicht vorhandene oder unkorrekte Angabe sind sehr hart. In Deutschland gilt die Dokumentationspflicht jedoch nur für bestimmte Berufsgruppen. Somit sollte sich jeder Arbeitgeber vorab erkundigen, ob er dieser unterliegt oder nicht.

Bildnachweise: © MQ-Illustrations – stock.adobe.com, © made_by_nana – stock.adobe.com

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