Veranstaltungskosten – Raum und Bewirtung

wir sind die Tochtergesellschaft eines Finanzdienstleistungsunternehmens und mit der Aufgabe des Vertriebs befasst.

Dazu werden im Jahr zahlreiche Veranstaltungen in Hotels bundesweit durchgefüht. Hierzu werden mit den Hotels Tagungspauschalen ausgehandelt, in denen Raum, Bereitstellung, Strom, Technik und Bewirtung enthalten sind. Auf der Rechnung findet man dann auch die Position Tagungspauschalen, z.B. 20x zu je 45 Euro.

Nun hat unser Prüfer dies moniert, dass wir diese Rechnungen auf Veranstaltungen gebucht haben, ich denke mal auf Raumkosten, da es sich dabei ja auch um Bewirtung handelt.

Meine Aufgabe, ich leite bei uns die Veranstaltungsabteilung, ist es nun, die Hotels noch einmal zu kontaktieren, damit Sie uns die genaue Aufsplittung Ihrer Tagungspauschalen schriftlich bestätigen.

Dies habe ich auch versucht, stoße bei den Hotels aber auf großen Widerstand, da diese nicht bereit sind, diese Interna mitzuteilen.

Jetz aber zu meiner Frage: Wenn es eine gesetzliche Regelung über die Betriebsausgaben von Unternehmen gibt, muss es dann nicht auch gewährleistet sein, dass man die Informationen zur Verfügung stellen kann? Also ist das Hotel nicht eigentlich auch dazu verpflichtet, mir die Kosten des Bewirtungsanteils in der Pauschale zu nennen?

Ich hoffe, Sie können mir weiterhelfen. Vielen Dank!