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Arbeitskleidung: Steuervorteile und allgemeine Hinweise

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Die Arbeitskleidung ist in vielen Betrieben gesetzlich vorgeschrieben oder wird durch den Arbeitgeber festgelegt. Sowohl Unternehmer als auch Angestellte müssen gewisse Regeln befolgen. Ziel eines Arbeitgebers ist es, für Sicherheit zu sorgen aber auch das Firmenimage zu wahren.

Das Thema Arbeitskleidung sorgt immer wieder für Schlagzeilen. Arbeitnehmer fühlen sich häufig angegriffen, wenn ihr Arbeitgeber zu strenge Vorschriften in puncto Arbeitskleidung festlegt. Auf der anderen Seite gibt es Berufsgruppen, wo die Arbeitskleidung gesetzlich vorgeschrieben ist. Das Interesse des Unternehmers ist es immer, seine Angestellten genauso wie ihre Firma zu schützen.

Welche Vorschriften Arbeitgeber durchsetzen können

Grauer Rock und signalrote Weste – die Trägerin ist eine Mitarbeiterin des deutschen Flughafenbetreibers Fraport. Ihr auffälliges Erscheinungsbild ist bewusst gewählt. Passagiere sollen sie bemerken, da sie Fragen zum Flughafen beantworten kann. Viele Unternehmen haben inzwischen relativ strenge Regeln in puncto Arbeitskleidung. Das gilt insbesondere für Angestellte, die mit Kunden in Kontakt treten. Sie sollen nicht nur leicht erkennbar sein, so wie die Angestellte des Flughafenbetreibers, sondern häufig auch einheitlich wirken oder präsentabel sein. Einheitlichkeit gilt bei Angestellten, die ein Unternehmen außerhalb der Firma repräsentieren – Bauarbeiter beispielsweise. Präsentabel müssen unter anderem Bankangestellte sein, die mit Kunden interagieren.

Wo aber beginnen Unternehmer damit, ihren Angestellten die Kleidung vorzuschreiben und wo hört ihr Recht auf? Grundsätzlich hat jeder Unternehmer ein Recht, seinen Angestellten bestimmte Bekleidung vorzuschreiben – in bestimmten Grenzen zumindest. Dem Personal muss einerseits Umkleideräume zur Verfügung stehen. Andererseits muss der Betriebsrat der Kleidung zustimmen.

Im Bereich Schutzkleidung ist die Situation weitaus klarer. Ob Industrie, Handwerk oder Medizin – viele Berufsgruppen müssen Schutzkleidung tragen, die nicht nur erforderlich ist, sondern auch strengen Vorschriften unterliegt. Die Kleidung schützt vor berufsbedingten Gefahren, sodass das Tragen für die Angestellten unproblematisch ist. Je nach Berufsgruppe reicht die Schutzkleidung von Schutzbrillen über Helmen bis hin zu Atemschutzmasken.

Die Wahl der Arbeitskleidung und ihre Kosten

Wie bereits erwähnt bestimmt der Betriebsrat über die Berufskleidung. Je nach Branche und Unternehmen herrschen sehr unterschiedliche Anforderungen. Grundsätzlich sollte die Qualität in keinem Unternehmen zu kurz kommen, da Verletzungen oder Einschränkungen zu vermeiden sind. Funktionale Arbeitskleidung erleichtert Angestellten ihre Arbeit. Qualität hingegen ist aus dem Grund wichtig, weil diese Arbeitskleidung lange Zeit ihren Dienst verrichtet, den Träger schützt und ihm hilft, seine Arbeit korrekt auszuführen. Ein Beispiel für Arbeitskleidung, die diese Voraussetzung erfüllt, ist die Latzhose von Engelbert Strauss, die Reflektoren für Sicherheit, eine geschützte und gepolsterte Kniepartie sowie viele verschiedene Taschen besitzt. Selbst ein so selbstverständliches Bestandteil der Berufskleidung kann mit bestimmten Eigenschaften den Arbeitnehmer unterstützen und ihm Sicherheit bieten. Berufskleidung sollte aber auch atmungsaktiv sein, um Schweiß im Sommer abzugeben und Erkältungen vorzubeugen.

Die Kostenfrage bei Arbeitskleidung wird in jedem Unternehmen unterschiedlich beantwortet. Je nach Firma liegt die Aufgabe der Beschaffung beim Arbeitnehmer oder die Kleidung wird vom Arbeitgeber gestellt. Häufig wird sie dann mit dem Gehalt verrechnet. Wer Arbeitskleidung aus eigenem Interesse trägt, muss dafür natürlich selbst zahlen. In anderen Fällen gibt es keine pauschale Antwort. Im Arbeitsvertrag ist festgelegt, ob der Arbeitnehmer die Kosten komplett oder teilweise trägt.

Gekaufte Arbeitskleidung, auch jene, die der Arbeitgeber zahlt, darf der Arbeitnehmer auch privat tragen und selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses behalten. Arbeitgeber dürfen durch die aufzubringenden Kosten für die Kleidung grundsätzlich nicht benachteiligt werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Arbeitskleidung und das Gehalt in einem großen Missverhältnis zueinanderstehen. Ist dies der Fall, sollte das Unternehmen einen großen Teil der Kosten begleichen.

Arbeitskleidung von der Steuer absetzen

Arbeitskleidung ist für Unternehmer nur dann als Betriebsausgabe absetzbar, wenn sie lediglich beruflich genutzt wird. Das Problem hierbei ist, dass Unternehmer diesen Verwendungszweck dem Finanzamt beweisen müssen. Bei einigen Produkten ist das leichter als bei anderen. Security-Personell beispielsweise tragen ihre Schutzweste und restliche Ausrüstung mit Sicherheit nicht in der Freizeit. Gemeint sind also Kleidungsstücke, die ausschließlich bestimmte Berufsgruppen tragen und nicht für den Privatgebrauch geeignet sind. Unternehmer können ihre Chancen steigern, indem sie ihre Berufskleidung mit einem Firmenemblem versehen.

Ein weiterer Steuervorteil entsteht bei den Reinigungskosten. Wenn Unternehmer ihre Arbeitskleidung in einer Reinigung waschen lassen, können sie die Kosten als Werbungskosten gültig machen. Wichtig ist, dass sie sich eine Rechnung ausstellen lassen. Wie hoch fallen die Werbungskosten jedoch aus? Ein Urteil aus dem Jahr 2014 (FG Nürnberg, Urteil v. 14.10.2014, Az. 7 K 1704/13) könnte Aufschluss geben: Die Richter erlaubten einen Arbeitnehmer, die Reinigungskosten eines Waschgangs anhand von Daten einer Verbraucherzentrale (siehe OFD Magdeburg, Verfügung v. 24.11.2003, Az. S 2354 – 16 – St 223) steuerlich geltend zu machen.

In dem Beispiel wäscht ein Unternehmer, der eine Schlosserei betreibt, seine Arbeitskleidung in der eigenen Waschmaschine 204 Tage im Jahr. Jeder Waschgang ist vier Kilogramm schwer. Gemäß den Erfahrungswerten der Verbraucherzentrale entsteht ein Betriebsausgabenabzug von 628,32 Euro (4 kg Wäsche × 0,77 €/kg* × 204 jährliche Waschgänge).

* Der Wert gilt für Kochwäsche bei 95 °C in einem Einpersonenhaushalt.

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