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Betriebsausgaben: Gefahr bei Fahrtenbüchern

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Unternehmer, die einen Firmenwagen auch privat nutzen, stehen vor der Frage: 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch? Also: Pauschal oder Penibel? Welche Variante ist günstiger? Das ist in der Praxis nicht leicht zu beantworten. Denn die Finanzprüfer nutzen Fahrtenbücher noch für ganz andere Dinge und der Unternehmer tappt schnell in die Falle.

Hannover, 29. Januar 2016 – Die 1-Prozent-Regelung gilt allgemein als teurer aber eben einfacher. Doch welche Variante tatsächlich günstiger ist, kann nicht pauschal gesagt werden. Das muss jeder Unternehmer für sich selbst ausrechnen.

Fakt ist jedoch, dass ein Fahrtenbuch in der Theorie kein großen Aufwand bedeutet. Kurz vor dem Losfahren schnell einen Eintrag und beim Ankommen schnell eine Notiz. das dürfte insgesamt nicht mehr als eine Minute dauern. Und trotzdem werden nur die wenigsten Fahrtenbücher so genau geführt. Unternehmer und Selbstständige, die das schaffen, könnten mit einem Fahrtenbuch durchaus günstiger wegkommen.

Wer die Aufzeichnungenjedoch nicht so penibel führt und die Kilometer erst im nachhinein, vielleicht Wochen oder sogar Monate später erst einträgt, könnte mit der pauschalen 1-Prozent-Regelung besser kommen, selbst wenn er steuerlich mit einem Fahrtenbuch mehr einsparen würde. Schließlich kann man sich nach Wochen nicht mehr genau an die exakte Fahrtzeit etc. erinnern und es entstehen zwangsläufig Fehler.

Fahrtenbuch schafft 100% Transparenz für Prüfer

Und genau das ist das Problem. Für einen Steuerprüfer ist ein Fahrtenbuch wie ein offenes Buch der Betriebskosten des Unternehmers. Der Prüfer gleicht ganz gezielt die Tankbelege und das Fahrtenbuch mit anderen Quittungen ab. Ein Beispiel:

Eine Quittung über ein Geschäftsessen in Berlin ist auf den 15.12.2015 Mittags ausgestellt. Der Prüfer stellt jedoch anhand des Fahrtenbuchs fest, dass das Firmenfahrzeug zu diesem Zeitpunkt angeblich in Potsdam gewesen sein soll – bei einem Kundenbesuch. Jetzt hat der Unternehmer ein Problem!

Wenn das einmal vorkommen sollte, mag das noch durchgehen. Doch häufig finden Prüfer mehrere solcher Widersprüche. Selbst der TÜV-Bericht wird gern geprüft. Warum? Dort erscheint der Kilometerstand des Fahrzeugs. Wenn dieser Kilometerstand nicht mit dem des Fahrtenbuchs übereinstimmt, hat der Unternehmer wieder ein Problem.

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Folgen eines nicht exakt geführten Fahrtenbuches

Die Folgen für den Unternehmer könnten gravierend sein. Quittungen und Rechnungen könnten abgelehnt werden – und damit sinken die Betriebsausgaben. Auch das ganze Fahrtenbuch könnte abgelehnt und durch die 1-Prozent-Regelung ersetzt werden. Da war dann der ganze Aufwand umsonst.

Bei gröberen Verstößen könnte sogar die gesamte Buchhaltung verworfen werden. Und im schlimmsten Fall wird Strafanzeige gestellt.

Ein Fahrtenbuch macht – auch wenn es auch steuerlicher Sicht vielleicht günstiger wäre – nur für diejenigen Sinn, die ihre Aufzeichnungen wirklich akkurat und diszipliniert führen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Steuerprüfer noch ganz andere Dinge findet…



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