Einführung eines neuen ERP-Systems: So gelingt die Umstellung

Wann lohnt sich die Einführung eines neuen ERP-System?

Grundsätzlich sollten sich Unternehmen oder größere Organisationen nach einem neuen ERP Tool umsehen, wenn eines der folgenden Szenarien auf sie zutrifft:  

• Neue Endgeräte oder Medien sind mit dem bestehenden ERP-System nicht mehr kompatibel oder überfordert
• Alter ERP Anbieter stellt seinen Wartungs- oder Updateservice ein
• Alter ERP Anbieter ändert Preis oder Kostenmodell drastisch
• Technologische Neuerungen wie E-Bilanz-Systeme oder moderne Zahlungsmethoden lassen sich nicht integrieren

In solchen Fällen kann der Wechsel zu einem neuen ERP-System sinnvoll sein. Eine zukunftsweisende Alternative kann die Einführung einer Cloud-ERP sein. Wer sich für die Cloud Option entscheidet, sollte sich im Vorfeld mit den wichtigsten Fakten über diese Online-Programme vertraut machen.

Wer muss bei der ERP-Einführung unbedingt mit an Bord sein?

Was Unternehmen bei der Umstellung und Implementierung eines neuen ERP-Systems unbedingt beachten müssen, ist, dass es sich bei diesem Vorgang nicht um ein IT-Projekt im klassischen Sinn handelt. Mit der neuen ERP-Einführung können viele bisherige Arbeitsweisen und Prozesse grundlegend modifiziert werden. Daher müssen unbedingt alle Beteiligten, die zukünftig mit der neuen Anwendung arbeiten, mit ins Boot geholt werden. Dazu zählen vor allen Dingen:

• Die Mitarbeiter: Sie sind die Hauptnutzer des neuen ERP-Systems. Damit steht und fällt die Realisierung einer ERP-Einführung mit ihrer Kooperation. Kommen die Mitarbeiter schon bei der Einführung des Systems nicht zurecht, macht sich schnell Unzufriedenheit breit. Das wirkt sich im schlimmsten Fall negativ auf die Akzeptanz des neuen Systems aus, worunter natürlich auch die Produktivität leidet. Angestellte sollten deshalb von Anfang bis Ende in den Umstellungsprozess miteinbezogen werden. Dies beginnt schon bei der Auswahl des neuen ERP-Systems. Mit Hilfe von Workshops ist die Belegschaft immer auf dem Laufenden, kann erste Erfahrungen im Umgang mit ERP sammeln und zusätzlich ihre Meinung zum Ausdruck bringen. Die ideale Basis für zielführende Verbesserungs- und Optimierungsvorschläge.
• Ein externer Prozessberater: Kein unbedingtes Muss, aber ein externer Dienstleister kann bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ein hilfreicher Partner sein und anhand seiner Checklisten unvoreingenommen überprüfen, ob die Einführung schon bei der Vorgehensweise zum Scheitern verurteilt ist. Zum einen hinterfragen Prozessberater gezielt eingefahrene Arbeitsweisen und bringen so neue Veränderungsimpulse ins Unternehmen. Zum anderen behalten sie den Überblick über die ERP-Umstellung und fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern. Der Berater achtet auch darauf, dass das beschlossene Vorgehensmodell bei der Umsetzung nicht am Widerstand der Mitarbeiter scheitert.
• Der ERP-Anbieter: Bei der Umstellung ist es wichtig, nicht nur auf die eigenen Bedürfnisse zu schauen, sondern auch den Austausch mit dem Servicepartner zu pflegen. Hier kommt es darauf an, einen zuverlässigen ERP-Anbieter zu finden, der für betriebsspezifische Fragen ein offenes Ohr hat und auf Modifizierungswünsche des Kunden eingeht. Nur so ist eine zielführende und langfristige Zusammenarbeit mit dem ERP-Dienstleister möglich.

Chekliste zur ERP-Einführung 

Beim Anwendungswechsel ist speziell der Schritt der Implementierung des neuen Systems ein kritischer Knackpunkt. Schließlich sind viele Unternehmen immer noch der Meinung, dass es alleine mit der technischen Integration schon getan ist. Der Rest wird sich schon irgendwie von selbst ergeben. Doch das ist der komplett falsche Ansatz. Eine ERP-Umstellung muss nämlich intensiv geplant sein. Folgende Vorgehensweise hat sich erfolgreich bewährt:

1. Ziele definieren: Was lief in der Vergangenheit bei Workflows eher suboptimal und soll sich in Zukunft ändern? Erst, wenn diese grundlegende Frage geklärt ist, besteht überhaupt die Möglichkeit, mit der Suche nach einer neuen Anwendung zu starten.
2. Anbieter auswählen: Dies gleicht der Nadel im Heuhaufen, denn der Konkurrenzkampf auf dem Softwaremarkt wird immer intensiver. Daher schadet es nicht, sich im Vorfeld ein paar Tipps zur ERP-Auswahl zu Gemüte führen und sich ausgiebig zu informieren. Folgende PDF-Datei gibt zehn Tipps für die ERP-Evaluation: Klick hier (PDF).
3. Ein Projektteam einberufen: Hier ist es wichtig, dass durch die jeweiligen Mitglieder alle betroffenen Unternehmensebenen vertreten sind. Die Beauftragten müssen vor allen Dingen das große Ganze im Blick haben, die grobe Marschrichtung festlegen und bei Verzögerungen den Projektplan unverzüglich anpassen. Auch in der ersten Zeit nach dem offiziellen Wechsel sollen sie weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und neue Arbeitsweisen überwachen.
4. Testphase: Steht das ERP-System der Wahl letztendlich fest, wird es Zeit, die Demo-Version mittels Realdaten auf Herz und Nieren zu prüfen. Mitarbeiter gewöhnen sich auf diese Weise schon an die neuen Arbeitsweisen. Gleichzeitig können so Schwachstellen ausfindig gemacht werden, die der Anbieter eventuell noch einmal nachjustieren muss.
5. Mitarbeiter schulen: Der gravierendste Schritt bei der Umstellung. Schließlich setzt sich die neue Anwendung sonst nicht im Betrieb durch. Los geht es im Idealfall mit Angestellten, die wegweisende Entscheidungspositionen bekleiden. Diese können die restliche Belegschaft mitreißen und unterstützen. Wichtig ist hier aber vor allen Dingen, dass das Schulungsteam ein gut ausgearbeitetes Konzept verfolgt und sich dafür eine hilfreiche Checkliste zurechtlegt.

Die Umstellung ist ein langwieriger Prozess

Alles in allem kann der Wechsel zu einem neuen ERP-System Unternehmen aller Größen viele Erleichterungen bringen und im Bestfall neue Potenziale freisetzen. Damit die Einführung des neuen ERP-Systems erfolgreich gelingt, ist jedoch eine umfassende Vorplanung nötig, bei der alle Vorgänge im Arbeitsalltag genauestens auf den Prüfstand gestellt werden. Zudem ist es unerlässlich, dass Unternehmen erfolgreiche Meilensteine zusammen mit den Mitarbeitern feiern (siehe auch Hinweise zu Ausgaben für Betriebsfeier) und für eine solche Umstrukturierungsmaßnahme ausreichend Zeit einplanen.

Bildnachweise: ERP Banner: © ileezhun - Fotolia.com

Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.