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Der technische Fortschritt bietet Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Betriebsführung effektiver zu gestalten. Eine davon ist das ERP-System, also das Enterprise Ressource Planning System. Dabei geht es darum, dass alle Betriebsmittel zentral gesteuert werden. ERP bietet einem Unternehmen viele Vorteile. Im Folgenden geht es um die Definition und Funktionsweise von ERP sowie die Vor- und Nachteile des ERP-Systems anhand von Beispielen.
Was ist ERP und wie funktioniert ein ERP-System?
In einem Unternehmen arbeiten viele Abteilungen nebeneinander, in denen wiederum eine Vielzahl an Prozessen gleichzeitig abläuft. Es ist schwierig für eine einzelne Person, vor allem in einer Führungsposition, den Überblick zu behalten und alle Prozesse zu steuern. Das ERP-System ist genau für diesen Überblick und die zielte Steuerung zuständig. Es soll durch eine intelligente Führung Prozesse optimieren, indem es alle Betriebsressourcen aufeinander abstimmt. Beispielsweise gehören dazu:
- Personal
- Zeit
- Geld
- Material
Alle Prozesse werden dokumentiert und können von berechtigten Mitarbeitern jederzeit eingesehen werden. Dadurch können effektivere Arbeitsbedingungen geschaffen sowie Zeit und letztlich Geld gespart werden.
Definition ERP System und ERP Software
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Auf deutsch kann man ERP mit Geschäftsressourcen-Planung übersetzen. Daraus leitet sich die Definition für ein ERP System bzw. eine ERP Software ab:
→ ERP Systeme und ERP Programme sind betriebswirtschaftliche Softwarelösungen, die zur Steuerung von Geschäftsprozessen dienen. Mit Hilfe eines ERP-Systems werden betriebliche Ressourcen möglichst optimal verwaltet und gesteuert. Mit Betriebsressourcen sind in erster Linie Kapital, Personal und Produktionsmittel gemeint.
Beispiele für den Einsatzbereich von ERP-Systemen
ERP-Systeme sind vielseitig einsetzbar, sie eignen sich sowohl für große Betriebe als auch für KMUs. Klassischerweise kommen sie unter anderem in den folgenden Bereichen zum Einsatz:
- Materialwirtschaft: Das System stimmt Beschaffung, Lagerung und Verwendung von betrieblichen Materialien aufeinander ab.
- Logistik: Die klassische Lagerhaltung kann ebenfalls von ERP-Systemen gesteuert werden.
- Produktion: Durch eine intelligente Verknüpfung von Lagerbeständen und Produktionsvorgängen kann eine ERP Software die Produktion leiten.
- Marketing: Viele ERP Lösungen enthalten Features, die das Einbinden des E-Commerce in die Marketingstrategie des Unternehmens berücksichtigen.
- Personalwesen: Mithilfe von Lohn- und Gehaltbuchhaltungsfunktionen und einer Zeiterfassung kann eine gute ERP Software bei der Mitarbeiterverwaltung helfen.
ERP-Systeme können darüber hinaus noch eine Vielzahl von Funktionen abdecken, wie dieses Online-Portal zeigt. Dazu gehören beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), Dokumentenmanagement (DMS) und Geschäftsanalytik (Business Intelligence).
Da die meisten Systeme modular gestaltet sind, kann das Unternehmen je nach eigenen Wünschen und Bedürfnissen weitere Funktionen zur ERP Software extra buchen oder entfernen. Insbesondere Aufgaben der Buchhaltung können effektiv in eine ERP Software integriert werden. Aber auch einfache Open Source Lösungen wie Learning Software (LMS) für Mitarbeiter-Fortbildungen können unter bestimmten technischen Voraussetzungen gesteuert werden.
Vor- und Nachteile eines ERP-Systems
Das Einbinden eines ERP-Systems ist lediglich der nächste Schritt der Digitalisierung eines Unternehmens. Bei der digitalen Transformation geben sich viele Unternehmen bislang mit sogenannten Insellösungen zufrieden. Darunter versteht man kleine Programme, beispielsweise von Fintech Unternehmen, die nur für das Lösen eines einzelnen Problems zuständig sind.
Durch das unabhängige Arbeiten nebeneinander, bei dem die eine Hand oft nicht weiß, was die andere gerade tun, entstehen oftmals Zeitverzögerungen und ein hoher Verwaltungsaufwand, auch um die verschiedenen Software-Lösungen aufeinander abzustimmen. Diese Verzögerungen werden durch eine zentrale ERP Software minimiert. Zusätzlich ergeben sich unter anderem die folgenden Vorteile beim Einsatz eines ERP-Systems:
- Besserer Überblick aller Beteiligten über einzelne Vorgänge
- Kostenreduzierung durch ein effektiveres Lager- und Personalmanagement
- Zentrale Verwaltung der vorhandenen Daten
- Transparenz, da alle Abteilungen auf die gleichen Informationen zugreifen können
- Eventuelle Fehlerquellen können behoben werden, weil es nicht mehr zu Übertragungsfehlern kommt
Demgegenüber bringt ein ERP-System diese Nachteile mit sich:
- Einarbeitungszeit bis das System vollständig läuft
- Mitarbeiterschulungen nötig, was Zeit und Geld kostet
- Mögliche Sicherheitslücken, da die Daten meist auf externen Servern gespeichert werden
Prozesse analysieren, Fehler beheben
Vor der Installation eines ERP-Systems sollte das gesamte Unternehmen einer eingehenden Analyse unterzogen werden. So können Fehler identifiziert und behoben werden. Alles bereits vorhandenen Systeme des Unternehmens, ob SAP oder Oracle, müssen hierbei erfasst und berücksichtigt werden. Bei der Buchung des Systems können so die gewünschten Module gewählt werden. Dadurch können zusätzliche Kosten durch nicht benötigte Komponenten vermieden werden.
ERP-Systeme sind für jedes Unternehmen ratsam
Sowohl große Betriebe als auch KMUs und Startups können von einem gut durchdachten ERP-System profitieren. Den anfänglichen Schwierigkeiten während der Eingewöhnungszeit und der Schulung der Mitarbeiter stehen viele Vorteile gegenüber, vor allem im Bereich der Zeit- und Kostenersparnis. Insgesamt können moderne ERP-Systeme die Prozesse eines Unternehmens zentral steuern und dadurch den Geschäftsablauf optimieren.
Bildnachweise: EPR Smartphone: © NicoElNino - Fotolia.com, Kollegen vor Laptop: Konstantin Yuganov - fotolia.com; Strichfiguren: strichfiguren.de - fotolia.com
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