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5 Gründe, warum Ihr Unternehmen elektronische Signaturen verwenden sollte

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 8. September 2021

Digitale Signatur, sicher und modern umsetzen

Der Transfer von Daten und die damit verbundenen Sicherheitsansprüche stehen bereits seit längerer Zeit im Fokus der digitalen Welt. In vielen Bereichen wurden Standards entwickelt, die den nötigen rechtlichen Anforderungen und technischen Notwendigkeiten gerecht werden und die täglichen Abläufe gerade auch in geschäftlichen Bereichen erheblich erleichtern. Hierzu zählt der Versand unterzeichneter Dokumente mit digitaler Signatur, die sowohl die Identität des Geschäftspartners als auch die Integrität der jeweiligen Inhalte gewährleistet.

Diese basiert auf der Verschlüsselung mit öffentlichen und privaten Schlüsseln, die ein paar zusätzliche Vorteile im Hinblick auf Sicherheit und Effektivität bieten. Fünf gute Gründe, warum Ihr Unternehmen elektronische Signaturen verwenden sollte, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

1. Verträge und Belege in Echtzeit

Mit dem allgemeinen Fortschritt sind auch die Selbstverständlichkeiten unter Kunden und Verbrauchern gestiegen. Angebote über das Internet einzuholen, Bestellungen aufzugeben und online Verträge abzuschließen, stellt für viele Menschen eine wichtige Alternative zu langen Terminen vor Ort dar und begünstigt nicht selten die Entscheidung für einen bestimmten Dienstleister. Umso wichtiger ist es für Unternehmer und Dienstleistungsanbieter, sich als Geschäftspartner an die gängigsten Kommunikationstools anzuschließen und im Hinblick auf Neuerungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Wer seinen Kunden Service nach höchsten Standards bieten möchte, der sollte die digitale Signatur nutzen, um ihnen Verträge und Belege in Echtzeit liefern zu können. Hierfür werden Neuanwendern unter anderem sofort einsatzbereite Komplettlösungen geboten, die keine großartigen Vorkenntnisse oder kostspielige zusätzliche Hardware benötigen. Dabei werden je nach Anforderung sowohl Cloud– als auch Hybrid-Cloud-Lösungen zur Verfügung gestellt und unterschiedliche Identifikationsmethoden unterstützt. Auf diese Weise hat der Anwender die Möglichkeit, das Programm so zu nutzen, wie es für ihn am besten funktioniert.

Praxisbeispiel: Abläufe in branchenspezifischen Bereichen werden durch Signaturen deutlich vereinfacht und Aufgaben sicher abgeschlossen. So beispielsweise die Verwaltung und Archivierung medizinischer Unterlagen, Dokumentationen und Belege in Krankenhäusern und großen Arztpraxen.

2. Abläufe vereinfachen

Wer wirtschaftlich arbeiten möchte, der sollte, wo es möglich ist, alle nötigen Arbeitsabläufe vereinfachen. Hierzu kann ein mobiler und überwiegend papierloser Arbeitsalltag gehören, in den die Dokumentenverwaltung integriert wird. Unterschiedliche cloudbasierte Signaturlösungen halten hierfür diverse Möglichkeiten bereit, um

  • Briefe und Geschäftskorrespondenz,
  • Belege und Rechnungen für die Buchhaltung,
  • Dokumente und Nachweise,
  • Projektskizzen und Besprechungsprotokolle,
  • sowie alle Arten von Unterlagen

ortsunabhängig von verschiedenen designierten Parteien elektronisch, sicher und rechtsgültig signieren zu lassen.

Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Endgerät aus die Prozesse in Gang gesetzt werden, solange das stationäre oder mobile Gerät mit dem Internet verbunden ist. Durch verbessertes, weil automatisiertes Timing wird nicht nur der Workflow aufrechterhalten, sondern auch der Überblick über sämtliche Geschäftsvorgänge besser im Auge behalten. Zeitraubende Abstimmungsprozesse und Zwischenschritte wie das Einscannen und Ausdrucken von wichtigen Unterlagen entfällt und der Weg zur Post erübrigt sich.

Eine digitale Unterschrift für Online-Verträge ist kaum noch wegzudenken. Sie muss allerdings sicher und möglichst einfach erfolgen. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für Ihr Unternehmen darauf, dass die Rechenzentren vom BSI zertifiziert sind (siehe Tipp Nr. 4 zum Thema Sicherheit).

Wichtig zu wissen: Alle signierten Dokumente sind in der Cloud gespeichert und jederzeit von überall abrufbar.

3. Kosten sparen und Umwelt schonen

Nicht nur Zeit und Kräfte werden durch die Nutzung der digitalen Signatur gespart, auch Kosten werden deutlich minimiert. So entfällt die Anschaffung aufwendiger Drucker und großer Mengen Papier und Toner, da vergleichsweise selten ein Schriftstück in Papierform auf den Weg gebracht wird.

Entsprechend sinken auch Portokosten und die Zeit, die früher in den Gang zur Post investiert wurde. Da die digitalisierten Abläufe häufig auch die Notwendigkeit persönlicher Kundenbesuche aufheben, entfallen zudem die Fahrten zu Auftraggebern oder extra Wege ins Büro.

Fazit: Zu guter Letzt schont die digitale Signatur auch die Umwelt durch geringeren Papier- und Treibstoffverbrauch.

4. Sicherheit bieten

Ein Vertragsabschluss über das Internet erfordert einen rechtssicheren Raum, in dem Kommunikationspartner sich gleichermaßen abgesichert wissen. Für ein rechtsverbindliches Handeln soll zudem garantiert sein, dass alle Beteiligten auch tatsächlich die Personen sind, für die sie sich ausgeben. Die digitale Signatur wie beispielsweise die von Docusign soll an dieser Stelle sowohl die Identität des Geschäftspartners als auch den Wahrheitsgehalt der Inhalte sicherstellen und den Schutz der übermittelten Daten gewährleisten. Das ist gerade im digitalen Zeitalter wichtig, in dem Unternehmen zunehmend Arbeitnehmer ortsunabhängig einstellen und diese im Homeoffice arbeiten lassen. Auch bei solchen Beschäftigungsverhältnissen muss ein Arbeitsvertrag rechtssicher abgeschlossen werden.

Der Austausch solch wichtiger Dokumente soll während des Sendungsvorgangs weder verkürzt, noch in anderer Weise manipuliert werden. Ausgetauschte Informationen werden entsprechend höchst vertraulich und rechtskonform übermittelt und persönliche Authentifizierungsdaten über vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierte deutsche Rechenzentren verarbeitet.

5. Customer Experience im Blickpunkt

Die Integration digitaler Signaturen in geschäftliche Vorgänge unterstützt den seriösen und innovativen Auftritt eines Unternehmens, für das Kundenfreundlichkeit und Service an erster Stelle stehen. Alle Eindrücke, die ein Kunde während der Kundenbeziehung erhält, werden seine weiteren Entscheidungen und auch seine Bereitschaft, die in Anspruch genommen Dienste weiterzuempfehlen, beeinflussen. Daher sollte er von Anfang an durch reibungslose Kommunikation und hohen Komfort mittels gut funktionierender digitaler Abläufe überzeugt werden. Die digitale Signatur kann hier einen nachhaltigen Beitrag leisten, um die Customer Experience deutlich zu verbessern.

Bildnachweise: © ipuwadol - stock.adobe.com, © Andrey Popov - stock.adobe.com

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