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Die ersten eigenen Mitarbeiter einstellen – das muss vorbereitet werden

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 27. Dezember 2019

Darauf muss man bei der Einstellung von Mitarbeitern achten: Sozialversicherungsbeiträge und mehr...

Für Selbständige und bisherige Freiberufler ist es ein großer Moment: Sie können die ersten eigenen Mitarbeiter einstellen. Mancherorts verdunkeln jedoch Angstgefühle die Freude: Was, wenn die falsche Person angeheuert wird? Und was müssen Sie für die Einstellung vorbereiten? Welche Anmeldungen müssen durchgeführt werden und welche Behörden sind involviert? Dieser Ratgeber bietet Antworten auf diese Fragen.

Das richtige Beschäftigungsverhältnis wählen

Die drei am häufigsten eingesetzten Beschäftigungsarten, auf die Unternehmen in Deutschland zugreifen, um einen Mitarbeiter dauerhaft an sich zu binden, sind:

  • Freiberufler
  • Minijobber
  • Angestellte in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis

Bei einem Freiberufler ist zu beachten, dass eine Scheinselbständigkeit ausgeschlossen werden muss. Verfügt ein Freiberufler nachweislich über mehrere Klienten bzw. Kunden, die mit Ihnen nicht unternehmensrechtlich verbunden sind, besteht diese Gefahr nicht. Dann kann dieser “externe Mitarbeiter” projektgebunden (oder auch auf mehreren Projekten) für längere Zeit eingesetzt werden. Es ist nur wichtig, dass seine Tätigkeit nicht ausschließlich von Ihren Aufträgen abhängt.

Außerdem müssen Finanzamt und Zoll die Tätigkeit tatsächlich als Selbstständigkeit anerkennen. Ein Gewerbeschein allein macht keine Selbstständigkeit aus.

Minijobber werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Zudem müssen Sie diesen geringfügig Beschäftigten über die gesetzliche Unfallversicherung absichern. Hierzu muss der Mitarbeiter, genau so wie alle anderen in Ihrer Betriebsstätte, über Ihre Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft versichert sein.

Der Mindestlohn steigt 2020 auf 9,35 € pro Stunde
Der Mindestlohn steigt 2020 auf 9,35 € pro Stunde

Zu beachten ist bei der Einstellung von Minijobbern, aber auch bei allen anderen Arbeitnehmern (bis auf wenige Ausnahmen wie Pflichtpraktikanten), dass Sie den gesetzlichen Mindestlohn von 9,19 brutto pro Stunde bezahlen müssen. Ab 2020 steigt der Mindestlohn auf 9,35 Euro brutto. Sie dürfen den Minijobber höchstens 48 Stunden monatlich arbeiten lassen. Soll er länger tätig sein, dürfen Sie ihn nicht in einer geringfügigen Beschäftigung anstellen, denn Sie müssten ihn mit mehr als 450 Euro pro Monat vergüten, um den Mindestlohn einzuhalten. Sie müssen ihn dann sozialversicherungspflichtig einstellen. Diesem Modell, dem regulären und häufigsten Beschäftigungsverhältnis in Deutschland, widmen wir uns deshalb ausführlich im Folgenden.

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse

I. Den Arbeitsvertrag abschließen

Haben Sie einen passenden Kandidaten gefunden, müssen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen. Dieser sollte anfangs befristet sein und eine klar definierte Probezeit beinhalten. Im Notfall können Sie den Mitarbeiter dann wieder entlassen, sollten Sie sich falsch entschieden haben. Bei einem unbefristeten Vertrag oder einem Vertrag ohne Probezeit, wird es schwer, einen nicht passenden Mitarbeiter zu entlassen.

Folgende Inhalte muss der Vertrag außerdem aufweisen:

  • Beginn: Legen Sie ein klares Startdatum fest.
  • Höhe des Bruttogehalts, Zeitpunkt der Zahlung und Zahlungsmethode (in der Regel Überweisung). Sehen Sie von Barzahlungen möglichst ab.
  • Urlaub: Wie viele Urlaubstage stehen dem neuen Mitarbeiter zu? Gibt es Veränderungen nach bestimmten Fristen der Zugehörigkeit zum Betrieb?
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Diese müssen Sie schon rein gesetzlich für sechs Wochen garantieren.
  • Kündigungsfristen für beide Seiten.

Folgende Informationen benötigen Sie von Ihrem Arbeitnehmer, um seinen Status richtig einschätzen zu können und eine erfolgreiche Anmeldung bei der deutschen Sozialversicherung durchzuführen:

  • Steueridentifikationsnummer
  • Sozialversicherungsausweis bzw. Rentenversicherungsnummer
  • Nachweis über Elternschaft (falls sich dies nicht über den Kinderfreibetrag ohnehin ergibt)
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • Für Nicht-EU-Arbeitnehmer: Nachweis der Arbeitsgenehmigung

Wartezeiten sind keine Probezeit

Nutzen Sie für den Arbeitsvertrag Mustervordrucke, werden Sie auf die sogenannte “Wartezeiten” aufmerksam werden. Diese sind nicht identisch mit der Probezeit. Die für Einstellungen relevante Wartezeit beträgt sechs Monate und hat folgende Konsequenzen:

  • Nach Ablauf der Wartezeit hat der Arbeitnehmer vollen Urlaubsanspruch (§ 4BUrlG).
  • Die gesetzliche Krankenversicherung gewährt jetzt Mutterschaftsgeld für zwölf Wochen.
  • Ruhegeldzusagen müssen erfüllt werden.

Davon abweichend gibt es weitere Wartezeiten mit einer Länge von zwölf Monaten und fünf Jahren. Diese betreffen die Anwartschaften, die Ihr Mitarbeiter in der Arbeitslosen- und die Rentenversicherung erwirbt.

II. Anmeldung des Arbeitnehmers beim Finanzamt und den Sozialversicherungen

Die Lohnbuchhaltung muss sofort funktionieren. Arbeitnehmer müssen zuerst beim Finanzamt für das sogenannte ELStAM-Verfahren angemeldet werden. Einzureichen sind dabei Steuer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum sowie Steuerklasse Ihres Angestellten. Diese Anmeldung ist über ELSTER möglich und muss umgehend nach der Einstellung geschehen. Sie müssen in der Lohnbuchhaltung hierauf vorbereitet sein. Es empfiehlt sich, eine einschlägige Software-Softwarelösung mit passenden Schnittstellen zu nutzen, um diesen Prozess reibungslos abzuwickeln.

Anschließend erfolgt die Anmeldung bei der Sozialversicherung. Dies bedeutet, Sie müssen den Mitarbeiter in der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anmelden und die Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Zentrale Meldestelle ist dabei die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Die Anmeldung muss spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen. Längstens haben Sie hierfür sechs Wochen Zeit. In einigen Branchen gilt die Sofortmeldepflicht.

WICHTIG: In einigen Branchen sind Sofortmeldungen in den Sozialversicherungen vorgeschrieben, um der Schwarzarbeit vorzubeugen. Dies gilt u.a. für die Logistikbranche, den Messebetrieb sowie nahezu das gesamte Handwerk.

Beachten Sie, dass Sie die Meldungen und die Bescheinigungen zu den Sozialversicherungen nur mit der Ausfüllhilfe SV-Net oder Ihrem Lohnabrechnungsprogramm erledigen können. Alternativ können Sie einen externen Dienstleister, etwa einen Steuerberater oder Buchhalter mit der Lohnabrechnung beauftragen.

Tipp: Achten Sie auf mögliche Sonderfälle

In einigen Fällen sind bei den Anmeldungen besondere Punkte zu beachten. Wenn Sie Familienmitglieder einstellen, verlangt das Finanzamt in der Regel einen sogenannten “Fremdvergleich“. Sie müssen nachweisen, dass Sie Ihren Verwandten nicht anders behandeln als einen sonstigen Angestellten. Dies geschieht über einen Vergleich der Arbeitsverträge. Haben Sie bislang nur ein Familienmitglied eingestellt, benötigen Sie einen branchenüblichen Arbeitsvertrag. Wenn es einen Tarifvertrag für die Position gibt, für die Sie einen Verwandten anheuern, müssen Sie diesen lediglich befolgen, um Probleme mit der Behörde zu vermeiden.

Einige Arbeitnehmer können wegen des Überschreitens in der Jahresentgeltgrenze zudem in der Krankenversicherung versicherungsfrei sein – auch dies gilt es zu berücksichtigen. Für Studierende und Rentner gelten häufig Sonderregelungen in den Sozialversicherungen. Über diese besonderen Vorschriften informiert im Einzelfall die jeweils zuständige Krankenkasse oder Ihr Steuerberater.

Fazit: Es ist teilweise kompliziert, nutzen Sie Expertenhilfe

Wer seine ersten eigenen Mitarbeiter einstellt, sollte nicht nur in Eigenregie arbeiten. Stattdessen ist es sinnvoll, dass Sie anfänglich Experten zu Rate ziehen, die Ihnen helfen, alle gesetzlichen Klippen zu umschiffen und mit den teilweise hohen Lohnnebenkosten wirtschaftlich zu kalkulieren. Es gibt viele Punkte zu beachten und wenn Sie gesetzliche Vorgaben und Fristen nicht einhalten, sind kostspielige Nachzahlungen und viel Papierarbeit vorprogrammiert. Im schlimmsten Fall drohen hohe Strafen, die über Geldstrafen hinausgehen. Steuerberater sind passende Ansprechpartner, um alles reibungslos zu erledigen. Die Krankenkassen bieten in der Regel ebenfalls die Möglichkeit, sich umfassend zu informieren und offene Fragen zu klären.

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