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In vielen Betrieben werden täglich zahlreiche Waren gekauft, bearbeitet, hergestellt und verkauft. Jedes Unternehmen hat sachlich und summarisch ganz spezifische Waren- und Materialströme. Doch sie alle haben eines gemeinsam: Es ist wichtig, diese strategisch zu planen, bedarfsgerecht zu ändern und konsequent zu kontrollieren. In vielen Unternehmen ist dies durch die Fülle der Warenbewegungen nicht ohne digitale Unterstützung machbar. Zum Einsatz kommt dann ein sogenanntes Warenwirtschaftssystem.
Dieser Beitrag thematisiert die Funktionalität von Warenwirtschaftssystemen (auch WaWi oder WWS genannt), ihre Vorteile sowie die Kriterien für die Auswahl des optimalen Systems.
Warenwirtschaft – bedeutsam für viele Abteilungen
Das Warenwirtschaftssystem bietet Unternehmen eine passgenaue und abteilungsspezifische Digitalisierung der jeweiligen Warenströme. Klassische Abteilungen sind in diesem Kontext:
- der Einkauf (Warenbewegungen vom Lieferanten zum Unternehmen)
- der Wareneingang
- die Warenbewegungen im Lager
- der Verkauf (Warenbewegungen vom Unternehmen zum Kunden)
- der Warenausgang
Zu diesen Geschäftsprozessen, die in engem Zusammenhang mit Produktionskosten und Umsatz stehen, kommen noch Materialeinkäufe, die für verwaltende Betriebsprozesse nötig sind. Ein typisches Beispiel dafür ist das Büromaterial und Betriebsausstattung.
Welche Funktionen haben Softwarelösungen für die Warenwirtschaft?
Jedes Unternehmen – unabhängig von der Größe und der Branche – hat Konkurrenten und muss heute effizient arbeiten, um wettbewerbsfähig zu sein. Hochwertige Produkte, effektive Produktion, pünktliche Lieferung und erstklassige Kundenbindung sind das A und O. Dies alles sollte auch unter Kostenaspekten ideal abgewickelt werden.
Ziel der Warenwirtschaft (und natürlich auch der für sie eingesetzten Software) ist es also, die Verfügbarkeit aller benötigten Waren und Materialien sicherzustellen. Damit alle Leistungen des Unternehmens umsetzbar sind, berücksichtigt die ideale Verfügbarkeit sowohl Menge und Qualität als auch räumliche Aspekte. Dies alles sollte in einem optimalen Verhältnis von Kosten und Nutzen erfolgen.
Ein weiterer Schwerpunkt der Warenwirtschaft ist es auch, die rechtzeitige Nutzung von Materialien umzusetzen, die ein bestimmtes Haltbarkeitsdatum haben und zu hohe Lagerkosten zu vermeiden. Warenwirtschaft hat also eine ganze Reihe von Facetten, die eines gemeinsam haben: optimale Effizienz.
Warenwirtschaftssystem: die Vorteile kennenlernen
Warenwirtschaft betrifft viele Abteilungen und hat zahlreiche Funktionen. Der Warenbestand in Betrieben, die Kosten für diese Waren und die Vernetzung innerhalb der jeweiligen Abteilungen sind dynamisch. Dies alles zu berücksichtigen – und zwar optimal zu berücksichtigen – erfordert eine leistungsstarke Software. Ein solides und passend ausgewähltes Warenwirtschaftssystem ist für das Unternehmen mit einer ganzen Palette von überzeugenden Vorteilen verbunden.
Software zum Straffen und Automatisieren
Kerngedanke von modernen Warenwirtschaftssystem ist die Effizienz aller Betriebsabläufe, die mit Warenbewegungen einhergehen. Diese Effizienz bedeutet, dass die komplexen Betriebsabläufe eins Unternehmens professionell und präzise aufeinander abgestimmt werden – und zwar so, dass die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Straffen und Automatisieren sind dabei entscheidende Funktionen von Softwareprodukten, die auf die Waren- und Materialwirtschaft spezialisiert sind. Durch Einspeichern von relevanten Betriebsprozessen ist es möglich, diese mit erfreulich geringerem zeitlichen und finanziellen Aufwand zu regeln.
Viele Unternehmen entscheiden sich für ein hochwertiges Warenwirtschaftssystem, weil sie es schätzen, dass alle Daten in Echtzeit verfügbar und von allen Berechtigten des Betriebs nutzbar sind. Dies löst das mit hohem Praxisbezug entwickelte Warenwirtschaftssystem unter anderem dadurch, dass das System alle Daten zentral speichert.
Auch das hat weitere wertvolle Vorteile:
- Zum einen gibt es durch die Digitalisierung keine Übertagungsfehler zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens.
- Zum anderen haben die Mitarbeiter eine passwortgeschützten und zentralen Zugriff auf alle Daten, sodass die Arbeitseffizienz optimiert wird.
- Cloud-Systeme ermöglichen zudem einen orts- und geräteunabhängigen Zugriff, sodass Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten können.
Strategische Warenwirtschaftssysteme mit System
Das digitale Warenwirtschaftssystem liefert einen wertvollen Überblick über die Datenlage. Das gilt auch insbesondere für Kunden- und Lieferantendaten.
Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt von einem Artikel eine Menge von zehn Stück. Dadurch wird im Lager der sogenannte Meldebestand erreicht. Das System fordert automatisch die Nachbestellung des Artikels, um die weitere Verfügbarkeit zu sichern. Idealerweise liefert ein hochwertiges Warenwirtschaftssystem auch betriebswirtschaftliche Auswertungen und übernimmt Tätigkeiten für die smarte Inventur.
Das optimale Warenwirtschaftssystem auswählen
Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist für ambitionierte Unternehmen unverzichtbar. Das Warenwirtschaftssystem leistet dazu einen wichtigen Beitrag – unter der Voraussetzung, dass es perfekt für das jeweilige Unternehmen ausgewählt und präzise genutzt wird.
Viele Software-Hersteller bieten das Warenwirtschaftssystem als modulares Baukastensystem an. Es hat den Vorteil, dass Betriebe die Module nach den jeweils relevanten Einsatzzwecken passend auswählen und dabei auch Kosten sparen kann. Idealerweise wird die Software durch hochwertige Programme ergänzt – etwa mit klugen Lösungen für die Buchhaltung.
Wichtige Funktionen sichern
Das perfekte Warenwirtschaftssystem passt zum Unternehmen und bietet zumindest die grundlegenden Funktionen der Warenwirtschaft. Dazu zählen insbesondere:
- Auftragsbearbeitung
- Faktura
- Kunden- und Lieferantenverwaltung
- Verwaltung von Artikeln und Warengruppen
- Bestellwesen
- Lagerverwaltung
- Inventur
- Mahnwesen
Idealerweise bieten moderne Warenwirtschaftssysteme auch wertvolle Schnittstellen zu anderen Systemen. Sinnvoll sind in diesem Zusammenhang die Verknüpfung mit der Kostenrechnung oder der Warenverfügbarkeit von Lieferanten. Auch Schnittstellen zum Steuerberater sind sinnvoll.
Test und Support nutzen
Die bedarfsgerechte Auswahl und präzise Implementierung des richtigen Warenwirtschaftssystems ist das A und O. Eine kluge Option sind die Testversionen, die es von vielen Programmen beziehungsweise deren Herstellern gibt. Überdies sollten Interessenten darauf achten, dass der Hersteller der Software rund um seine Warenwirtschaftssysteme eine detaillierte Beratung und einen konstanten Support bietet, damit das Programm optimal genutzt werden kann.
Werden Warenwirtschaftssysteme nach konkretem Nutzen und optimalem Verhältnis von Preis und Leistung ausgewählt, sind sie eine wertvolle Investition in die Effizienz des Unternehmens und ein Baustein für den Betriebserfolg. Je nach Lizenz-Typ kann die steuerliche Abschreibung von Software-Kosten jedoch unterschiedlich erfolgen, daher sollten Sie sich jedoch mit der Abschreibung von Softwarelizenzen genauer befassen.
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