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Anfang des Jahres sichten viele Unternehmer und Selbstständige ihre Unterlagen bzw. Belege um sie für die Steuererklärung vorzubereiten. Oftmals werden sie einfach nur in einem Ordner oder Karton dem Steuerberater gegeben. Soll der sich doch damit herumplagen. Doch was tun, wenn man merkt, dass Belege für einen betrieblich genutzten Pkw fehlen?
Eigenbeleg ausfüllen und im Zweifel schätzen
Generell gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Wer also Benzinkosten als Betriebsausgaben geltend machen will, muss entsprechende Belege, Quittungen oder Kassenbons vorlegen können. Es kann jedoch durchaus passieren, dass mal einer verschwindet.
In so einem Fall ist es notwendig, einfach einen Eigenbeleg über die tatsächlich angefallenen Kosten auszustellen. Das Finanzamt akzeptiert das in der Regel ohne Weiteres. Voraussetzung: Die Anzahl der Eigenbelege ist wirklich die Ausnahme. Ansonsten wittern die Finanzbeamten sehr schnell ungerechtfertigte Betriebsausgaben.
Wenn jedoch Tankbelege in größerem Umfang fehlen, sollte eine Teilschätzung vorgenommen werden. Dabei werden die Kosten mit Hilfe der gefahrenen Kilometer und dem vom Hersteller angegebenen Durchschnittsverbrauch berechnet. Anschließend wird dieses Ergebnis mit den durchschnittlichen Kraftstoffpreisen des entsprechenden Jahres multipliziert. Die Schätzung wird ebenfalls als Eigenbeleg erstellt und zu den Buchführungsunterlagen abgelegt.
Auch das akzeptiert das Finanzamt, denn die Kosten und Betriebsausgaben sind ja ohne Zweifel entstanden.
Der Grundsatz der Erstellung von Eigenbelegen gilt übrigens nicht nur, wenn Tankquittungen fehlen. Noch mehr Infos und Tipps zum Erstellen von Eigenebelegen: So erstellen Sie einen Eigenbeleg.
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