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Die Verpflichtung zur Buchführung ist gesetzlich vorgeschrieben.
1. Verpflichtung zur Buchführung
1.1 Handelsrecht
1.1.1 Buchführungspflicht der Kaufleute
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB).
Ist Ihr Unternehmen also ein „Kaufmann“, ist es nach Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet. Was das Gesetz unter „Kaufmann“ versteht, zeigen die folgenden Abschnitte.
1.1.2 Kaufleute
Es werden unterschieden:
- Istkaufleute
- Kannkaufleute
- Personenhandelsgesellschaften
- Kapitalgesellschaften
- Genossenschaften
- Kaufleute kraft Eintragung
Istkaufleute
Handelsrechtlich ist Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (§ 1 Abs. 1 und 2 HGB). Man spricht hier von Istkaufleuten. Bei Gewerbetreibenden wird also zunächst davon ausgegangen, dass sie Kaufleute sind. Ein Gewerbetreibender, der sich darauf beruft, dass sein Gewerbebetrieb einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, er deshalb also kein Kaufmann ist, muss dies darlegen und notfalls beweisen.
Kannkaufleute
Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1 Abs. 2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetzbuchs, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist (§ 2 Satz 1 HGB). Ein Gewerbetreibender kann also durch Eintragung in das Handelsregister Kaufmann werden. Daher die Bezeichnung „Kannkaufmann“.
Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, sind also berechtigt, aber nicht verpflichtet, sich eintragen zu lassen und damit Kaufleute zu werden. Nach ihrer Eintragung bleiben sie Kaufleute, bis ihre Firma im Handelsregister gelöscht ist, was auch auf eigenen Antrag des Unternehmers geschehen kann.
Personenhandelsgesellschaften
OHG und KG sind Kaufleute (§ 6 Abs. 1, § 105, § 161 HGB), wenn
- für sie die Voraussetzungen eines Istkaufmanns vorliegen, sie also einen Gewerbebetrieb betreiben, der nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder
- für sie die Voraussetzungen eines Kannkaufmanns vorliegen, sie also einen Gewerbebetrieb betreiben, der nach Art und Umfangeinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, ihre Firma aber im Handelsregister eingetragen ist oder
- sie nur eigenes Vermögen verwalten und ihre Firma im Handelsregister eingetragen ist.
Kapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften (AG, KGaA und die GmbH) sind bereits durch ihre Rechtsform Kaufleute nach § 6 Abs. 2 HGB. Daher spricht man hier auch von „Formkaufleuten“. Sie entstehen als Kapitalgesellschaften erst mit der Eintragung im Handelsregister. Daher wirkt die Eintragung auch für die Kaufmannseigenschaft konstitutiv
Genossenschaften
Eingetragene Genossenschaften gelten als Kaufleute, soweit das GenG keine abweichenden Vorschriften enthält (§ 17 Abs. 2 GenG).
Kaufleute kraft Eintragung
Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen, welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden, dass das unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei (§ 5 HGB).
§ 5 greift ein, wenn ein Gewerbebetrieb im Handelsregister eingetragen worden ist und nach seiner Eintragung Umstände eingetreten sind, dass nach Art oder Umfang ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb nicht mehr erforderlich ist. Dann ist nach § 1 Abs. 2 HGB der Gewerbebetrieb kein Handelsgewerbe und damit das Unternehmen kein Kaufmann mehr. Auf Grund der Eintragung ist der Unternehmer aber weiterhin Kaufmann.
Im Unterschied zu § 2 HGB führt hier nicht die Eintragung zur Kaufmannseigenschaft, sondern kann der Eingetragene sich nicht auf § 1 Abs. 2 HGB berufen, solange die Handelsregistereintragung bestehen bleibt.
1.2 Steuerrecht
1.2.1 Abgeleitete Buchführungspflicht
Das Steuerrecht knüpft an die handelsrechtliche Buchführungspflicht an: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, muss diese Verpflichtung auch für die Besteuerung erfüllen (§ 140 AO). Diese Buchführungspflicht ist vom Handelsrecht oder von anderen außersteuerlichen Bestimmungen abgeleitet. Sie heißt deshalb auch „abgeleitete Buchführungspflicht“.
1.2.2 Originäre Buchführungspflicht
Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind und für die daher handelsrechtlich keine Buchführungspflicht besteht, sind nach § 141 Abs. 1 AO für jeden Betrieb buchführungspflichtig, in dem nach den Feststellungen der Finanzbehörde mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze (ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 UStG) von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr (350.000 € bis 2006)
- Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 € im Wirtschaftsjahr
- Land- und forstwirtschaftliche Betriebe, deren Gewinn über 30.000 € liegt oder deren selbst bewirtschaftete Flächen einen Wirtschaftswert von mehr als 30.000 € haben.
Diese Buchführungspflicht besteht originär nach dem Steuerrecht. Man spricht daher auch von „originärer Buchführungspflicht“.
Die Buchführungspflicht beginnt nicht bereits mit Erfüllung der vorstehend genannten Voraussetzungen, sondern erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe des Finanzamts folgt. Die Mitteilung des Finanzamts, mit der es auf den Beginn der Buchführungspflicht hingewiesen hat, ist also für den Beginn der Buchführungspflicht erforderlich.
Die Buchführungspflicht endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass keine der Voraussetzungen für das Entstehen der originären steuerrechtlichen Buchführungspflicht mehr vorliegt (§ 141 Abs. 2 AO). Eine gesonderte Mitteilung des Finanzamts an das Unternehmen ist hier nicht erforderlich.
Auch wenn die Buchführungspflicht sich originär aus den steuerrechtlichen Vorschriften ergibt und sich nicht von der Kaufmannseigenschaft ableitet, sind bei der laufenden Buchführung und der Aufstellung der Steuerbilanz die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. Die zu Grunde liegenden Bücher müssen ebenfalls den handelsrechtlichen Vorschriften über die Handelsbücher (§§ 238 ff. HGB) entsprechen. Das gilt auch, wenn freiwillig kaufmännische Bücher geführt werden.
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Quelle: Buchführungstraining
Bildnachweise: © Bacho Foto/Fotolia.com
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