Unternehmen sollten bei Bewirtungskosten genau auf Belege achten

Wenn Sie als Unternehmer oder Geschäftsreisender auf der sicheren Seite sein wollen, dann sollten Sie die Anforderungen genau beachten. Ansonsten kann Ihnen durchaus eine – nach Meinung der Redaktion unverschämte – Streichung des Steuerabzugs für Bewirtungskosten drohen und der Betriebsprüfer des Finanzamtes waltet wieder einmal seines Amtes. Lesen Sie deshalb nach, was der Bewirtungsbeleg zwingend enthalten muss und welchen Formvorschriften er genügen sollte.

Einen gedruckten Beleg vorlegen

Schon seit den Änderungen der steuerlichen Bestimmungen im Jahr 1995 ist eine Anerkennung von Bewirtungsspesen nur noch dann möglich, wenn ein maschinell gedruckter Beleg vorgelegt werden kann. Damit möchten die Steuerbehörden vermeiden, dass Gaststätten Umsätze nicht versteuern und somit Schwarzarbeit auch noch steuerlich gefördert wird. Dieser Beleg sollte alle Angaben inkl. Datum sowie die Angaben des Restaurants enthalten.

Angaben zu Bewirtungsanlass und Teilnehmern

Damit eine Bewirtung als betrieblich veranlasst gelten kann, ist auch die Angabe des Bewirtungszwecks erforderlich. Wobei das Finanzamt oftmals beinahe krampfhaft versucht, eine nicht betrieblichen Anlass zu sehen, wo es eigentlich einen gibt. Gehen Sie also anlässlich eines Vertragsabschlusses eines größeren Projektes beispielsweise zufällig am Geburtstag eines Einkäufers mit ihm essen, dann lautet der korrekte Bewirtungszweck natürlich „Vertragsabschluss …“ oder „Verkaufsgespräch zu…“ und nicht „runder Geburtstag des Regionaleinkäufers“. Dort könnte man dann schon eine private Bindung unterstellen. Die Angabe der Teilnehmer ist mit Vorname und Nachname erforderlich. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Bewirtungsrechnung und die Angaben zu den Teilnehmern zusammenpassen. Wenn Sie beispielsweise 10 Hauptgerichte auf der Rechnung haben, dann genügt sicherlich die Angabe von nur einem oder zwei Namen nicht.

Was passiert bei ungenauen Angaben

Gerade erst gab es einen Fall mit ungenauen Angaben, der beim Finanzgericht entschieden worden ist. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat in einer Entscheidung vom 11.05.2011 (12 K 12209/10, EFG 2011 S. 2130) bestätigt, dass die Angabe der Teilnehmer und deren beruflicher Stellung nicht genügt. Vielmehr muss ein konkreter, geschäftlicher Bewirtungsanlass angegeben werden. Zusammengefasst kann man hier davon sprechen, dass bei fehlerhaften Angaben nicht nur die Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe verlorengeht! Darüberhinaus wird auch der Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer für diese Ausgabe entzogen, so dass beim Unternehmen doppelter Schaden entsteht. Deshalb rät die Redaktion dazu, die Belege gründlich und vollständig auszufüllen und in den Abteilungssekretariaten bzw. bei der Buchhaltung die eingereichten Belege zeitnah zu prüfen. Auch wenn dieses übersteigerte Misstrauen des Finanzamtes angesichts der in Frage stehenden Beträge bei uns Kopfschütteln verursacht, empfehlen wir die Vorgehensweise zur Absicherung der eigenen, berechtigten Ansprüche.

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