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CANDIS: Softwarelösung zur Erleichterung der Buchhaltung?

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 25. Januar 2019

Candis Test: Unsere Erfahrungen mit der Buchhaltungssoftware im Praxistest

Mit Softwarelösungen zur Buchhaltung können Unternehmer den Aufwand dieser Herausforderung deutlich reduzieren. Wir hatten bereits einige Tools im Test. Da die Fintech- und Entwicklerszene sehr aktiv ist und innovative Startups immer raffiniertere Softwarelösungen präsentieren, halten wir Sie regelmäßig auf dem aktuellen Stand. Ein vielversprechendes Tool, das uns nun begegnet ist, nennt sich CANDIS.  CANDIS ist ein KI-gestütztes Softwarekonzept, das zur rechtssicheren Bewältigung der buchhalterischen Aufgaben beitragen will. Daten werden miteinander verknüpft und bei Bedarf an Steuerberater weitergeleitet. Der Hersteller verspricht eine Reduktion des Zeitaufwands um mindestens 80 Prozent. Das Angebot richtet sich vorrangig an KMUs.

CANDIS im Überblick

CANDIS ist ein Softwarekonzept zur Buchhaltung, das sich in erster Linie an kleinere und mittelständische Unternehmen richtet. Die Gründung erfolgte im Jahr 2015 nachdem der erste Prototyp des CANDIS-Buchhaltungsprogramms programmiert war. CANDIS ist das Produkt dreier Softwareunternehmer: Christopher Becker, Christian Ritosek sowie Garik Suess. Schon ein Jahr nach Gründung gelang es CANDIS, den ersten Platz im Rahmen des KPMG Microsoft Innovation Showcase für Start-ups (Bereich FinTech) zu gewinnen.

Kennzeichnendes Merkmal der Buchhaltungslösung von CANDIS ist der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI). Diese unterstützt Unternehmer insbesondere bei der Automatisierung wiederkehrender Prozesse in der Buchhaltung. Im Idealfall sollen Anwender die Buchhaltungsaufgabe vollumfänglich an das Programm abgeben, während sie nur noch die Resultate überprüfen. Sollte es erforderlich sein, ist aber auch ein regulierender manueller Eingriff möglich.

Die Software soll weiterhin auch den Kontakt zu Steuerberatern deutlich erleichtern, indem sie etwa die Weiterleitung der erstellten und verknüpften Daten ermöglicht. CANDIS arbeitet cloudbasiert und lässt sich auf jedem Webbrowser betreiben. Grundsätzlich lassen sich die Tools CANDIS Smartbooks und CANDIS Workflows unterscheiden.

CANDIS Smartbooks und Workflows

Mittels CANDIS Smartbooks lassen sich offene Positionen oder ausstehende Belege jeweils tagesaktuell darstellen. Ebenso stellt das Programm der Übersicht halber entsprechende To-do-Listen dar. Das Programm ermöglicht es, offene Rechnungen unmittelbar aus dem CANDIS Smartbook heraus mit wenigen Klicks zu bezahlen. Weitere manuelle Eingaben entfallen somit. Weiterhin können Anwender direkt über CANDIS Smartbook mit Mitarbeitern oder Steuerberatern kommunizieren. Eventuelle fehlende Belege lassen sich über das Smartbook einfordern. Liegen alle Daten vor, können Nutzer sie über eine DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater weiterleiten.



CANDIS Workflows ist auf die Aufgabe der Rechnungsfreigabe spezialisiert. Damit soll sich insbesondere die Kreditorenbuchhaltung entlasten lassen. Wichtige Rechnungen sowie Belege lassen sich als Daten importieren und exportieren. Auch hier können Nutzer die Belege über eine DATEV-Schnittstelle an Verantwortliche weiterleiten. Bei der Freigabe ist damit eine deutliche Zeitersparnis möglich, während die Verarbeitung mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) konform ist.



CANDIS und seine Zielgruppe

Das Unternehmen richtet seinen Service insbesondere an die Zielgruppe der KMUs. Schnell wachsende oder expandierende Start-ups mit wachsenden Anzahlen an Belegen und Dokumenten sollen besonders von der Buchhaltungssoftware profitieren.

Allerdings fallen die Investitionskosten, die mit der Softwarelösung verbunden sind, vergleichsweise hoch aus. Dies fällt insbesondere im Vergleich zu kostengünstigeren Buchhaltungs-Konzepten auf. Gerade für kleinere Unternehmen ist das Preismodell von CANDIS recht ambitioniert. Das Startup-Paket beginnt ab 58,- € pro Monat bei jährlicher Zahlungsweise. Daher sollten Kleinstunternehmen oder Einzelunternehmer sich überlegen, ob ihre Herausforderungen in Form von monatlich zu bearbeitenden Belegen oder Daten hoch genug sind, dass sich ein anspruchsvolles Programm wie CANDIS finanziell lohnt.

Grundsätzliche Funktionsweise

Das innovative Konzept basiert auf der Nutzung künstlicher Intelligenz (KI). Durchdachte KI-Systeme kommen zum Einsatz, um Dokumentendaten in mehrstufigen Prozessen zu analysieren und zu verarbeiten. CANDIS verspricht dank der künstlichen Intelligenz eine besonders hohe Trefferquote, während eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten vom CANDIS-Team behoben werden.

Das System erkennt Termine und Fälligkeiten automatisch und greift entsprechend ein. Auch Duplikate werden ohne äußeren Eingriff identifiziert. CANDIS Smartbooks sorgt dafür, dass sämtliche wichtigen Dokumente nach dem Analyseprozess sortiert werden. Die Einordnung erfolgt übersichtlich und periodengerecht nach Art und Typ der Dokumente. Hierbei gleicht CANDIS Smartbooks alle Kontobewegungen mit den korrespondierenden Rechnungen und Belegen ab.

Features, Eigenschaften und Besonderheiten

Der Funktionsumfang der Buchhaltungs-Software ist darauf ausgelegt, dass Anwender sämtliche vorbereitenden Aufgaben für die Weitergabe an den Steuerberater erledigen können. Anwender können Belege sammeln, diese bestimmten Transaktionen zuordnen sowie in eine bestimmte Ordnung bringen. Eine Besonderheit ist, dass CANDIS die Aufgaben vollständig automatisiert erledigen will. Damit unterscheidet sich die Software von vielen anderen Tools, die meist einen zusätzlichen Eingriff des Benutzers und etwas Erfahrung in der Buchhaltung erfordern.

Weiterhin ist CANDIS dank der KI lernfähig, sodass im Verlaufe der Anwendung immer mehr Schritte automatisiert werden können.

CANDIS Test: Was kann die Software? Lesen Sie hier unsere CANDIS Erfahrungen

CANDIS Test ist unverbindlich für 30 Tage kostenlos möglich.

Die wesentlichen Kernfunktionen der Buchhaltungs-Software lassen sich grob einteilen in das Dokumenten-Management, das Zahlungs-Management und die Aufbereitung der entstehenden Daten für den Steuerberater. Das Dokumenten-Management beginnt mit der Einrichtung der Import-Funktion. Damit lassen sich Rechnungen und Belege aus verschiedenen Quellen importieren. Dazu gehören beispielsweise der E-Mail-Account, Bank-Transaktionen sowie Kreditkarten-Transaktionen. CANDIS ordnet dieser Rechnungen automatisiert den entsprechenden Belegen zu. Diese können aus so unterschiedlichen Quellen wie Scans, Smartphone-Fotos, E-Mails oder Online-Accounts (beispielsweise Google oder Facebook) stammen.

Dank des smarten und lernfähigen Algorithmus des Programms werden die Daten aus verschiedenen Quellen korrekt ausgelesen und anschließend strukturiert abgelegt. Die CANDIS-Inbox dient der Ablage und der Sammlung der Buchhaltungs-Unterlagen. Dank einer Suchfunktion finden Anwender die Materialien in wenigen Eingaben wieder. Der hauseigene Algorithmus soll in der Texterkennung deutlich genauer sein als handelsübliche OCR-Systeme. In unserem CANDIS Test funktioniert das Einlesen der Belege erstaunlich gut, sogar wenn einige Buchstaben und Ziffern mit bloßem Auge schwer zu erkennen sind.

Im Rahmen des Zahlungs-Managements stellt CANDIS die wichtigsten Zahlen in wenigen Klicks zusammen. Der Anbieter prüft hierbei, welche Rechnungen bereits beglichen wurden, welche Zahlungen noch ausstehen und welche Fristen derzeit relevant sind. Auch dieser Prozess läuft automatisch ab. Handelt es sich um noch offene Rechnungen, erstellt CANDIS Zahlungslisten, die automatisch nach Fälligkeitsdatum sortiert werden. Ebenso bietet die Software Vorschläge für mögliche Überweisungstermine. Ebenso berücksichtigt der Anbieter Skonto-Fristen. Über den Ablauf der Fälligkeiten und Fristen erhalten Anwender einen deutlichen Hinweis. Auch die Bezahlung der Rechnungen ist unmittelbar über CANDIS möglich. Die korrekten Schnittstellen vorausgesetzt, sind Rechnungen in wenigen Klicks zu begleichen. Dies gilt auch für Sammelüberweisungen. In der Zahlungsliste sehen Anwender die offenen Belege.

CANDIS bietet eine integrierte Möglichkeit zur Aufbereitung der Daten für Dritte. In unsrem Software Test lassen sich die erstellten Dokumente sowie Transaktionen automatisch zu Buchungsvorschlägen ausarbeiten, so dass auch User ohne größere Erfahrungen schnell die passende Buchungskategorie finden. Diese lassen sich über eine DATEV-Schnittstelle auf unmittelbare Weise an den Steuerberater weiterleiten. Der Export von Daten ist ebenso in ASCII möglich, sodass Anwender auch mit verschiedenartigen DATEV-Systemen arbeiten können.

Fazit

CANDIS stellt ein intelligentes, KI-gestütztes Werkzeug für Buchhaltungsaufgaben dar. Insbesondere die Finanzabteilungen aufstrebender Unternehmen können von der Programmvielfalt profitieren. Der selbstlernende Algorithmus gewährleistet einen großen und wachsenden Automatisierungsgrad, der in vielen Schritten der Buchhaltung zu einer deutlichen Zeitersparnis führt. Da es sich um ein anspruchsvolles und kostenintensives Programm handelt, ist CANDIS erst ab einer gewissen Anzahl an Belegen und Rechnungen lohnenswert. Falls Sie sich unsicher sind, ob das Tool für Ihre Anforderungen geeignet ist, können Sie es für 30 Tage kostenlos testen.



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