Danke für die Frage.
Beim Finanzamt müssen keine Buchführungsunterlagen, Belege, Rechnungen, Buchungslisten oder Geschäftsbriefe usw. abgegeben werden. Dort reicht es, wenn neben der ordnungsgemäß ausgefüllten Einkommensteuererklärung, insbesondere Anlage GSE und davon die Rückseite für die Einkünfte aus selbständiger Arbeit (also alle freien Berufe wie Berater, Ärzte, Anwälte usw) eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgegeben wird. Diese kann man seit 2005 auch auf amtlichen Formular erstellen. Sofern man Kleinunternhemer ist, d.h. der Bruttoumsatz unterhalb von 50.000 EUR im aktuellen Jahr und im Vorjahr unter 17.500 EUR liegt, kann man auch andere Vordrucke verwenden. Empfehlenswert ist jedoch dieser Vordruck, da steht nämlich alles drauf. Man kann also fast nichts vergessen. Selbstverständlich kann man auch Software zur Erstellung der Unterlagen verwenden.
Sollte man Anlagevermögen haben, also einen PC, Auto u.a. im Betriebsvermögen und dafür jährliche Abschreibungen berücksichtigen, sollte man dem Finanzamt auch einen Anlagenspiegel o.ä. zukommen lassen. Den kann man entweder mit einer geeigneten Software erstellen oder bspw. einfacher mit Excel selbst entwerfen.
Sämtliche Unterlagen sollten in einem Rutsch mit der Einkommensteuererklärung an das zuständige Finanzamt gesendet werden.
Die eigentlichen Buchführungsuntertlagen möchte das Finanzamt nur bei einer Außenprüfung sehen. Die wird in der Regel angekündigt. Da kommt dann ein Prüfer und forstet alles durch, gegebenenfalls werden Korrekturen vorgenommen und die Einkünfte oder eventuell die Umsatzsteuer angepasst (sofern man umsatzsteuerpflichtig ist)
Ich hoffe das reicht als Erklärung.
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