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Verständnisproblem Pauschalen

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 22. Februar 2017

Fragen – Verständnisproblem Pauschalen

Uhr
Von: DWave
5 Antworten
Guten Morgen,

ich hätte ein paar Fragen zu bestimmten Pauschalen und wer diese wann beantragen kann. Aus den Informationen im Lexikon oder im Internet werde ich nicht so recht schlau und ich habe sonst mit der Materie nichts zu tun.
Das Grundgerüst für die Fragen sind folgende zwei Konstellationen:
Firma A ist eine Dienstleistungsfirma, die ihre Mitarbeiter idR montags von zu Hause abholt (per Kleinbus) und dann wird jeden Tag in einen anderem Ort (z.B. Supermarkt )gearbeitet, übernachtet im Hotel (bezahlt die Firma) und donnerstags geht es nach der Arbeit zurück nach Hause. Wenn nicht genug An da sind, wird auf Subunternehmen zurück gegriffen, die dann ihrerseits die Busse schicken.
Also die Konstellation 1 ist Firma A – Arbeitnehmer A und die 2 ist Firma A – SubFirma B – Arbeitnehmer B.
Es geht nun um den Verpflegungsmehraufwand und die „Fahrtkosten“.
AN A bekommt von seiner Firma A eine “Verpflegungspauschale“ in Höhe von 8 Euro täglich außer am Abreisetag und “Kilometergeld“ von ca. 3 Cent pro Km.
Dies ist nun ja meilenweit von den Pauschalen entfernt und daher meine ersten Fragen :
Da diese Leistungen auf dem Lohnzettel stehen (unabhängig, ob die Bezeichnung der offiziellen entspricht?), hat der AN A trotzdem noch die Möglichkeit, den Restbetrag geltend zu machen in seiner Steuererklärung? Oder ist diese Möglichkeit durch die Nennung auf dem Lohnzettel verwirkt? Ist es dann so, dass sich die Firma A diese pauschalen eventuell sogar vom Finanzamt holt (und die Differenz in die eigene Tasche steckt?) Oder berechnen sie die vollen Kosten nur als Betriebsausgaben,die dann nur entsprechend die Steuerlast drücken?

Zwischen Firma B und A werden intern die gleichen Komponenten verwendet (allerdings etwas höheres KM-Geld) aber auf der Rechnung steht dann nur
Mitarbeiter B laut Abrechnung Juli 745,45 Euro.
Es werden also keine Pauschalen ausgewiesen. Nun bekommt Mitarbeiter B kein Fahrgeld und auch nur 8 Euro Verpflegungspauschale.
Also unabhängig von der Antwort oben kann er sicherlich schon mal die vollen 30 Cent bei seiner Erklärung geltend machen ? Da ich die Antwort auf die Frage, ob die Firma die Pauschalen geltend machen kann, noch nicht kenne, gleich hierzu die Erweiterungsfrage, kann denn die Firma B (nochmals?) die vollen Pauschalen irgendwie geltend machen, da auf ihrer Rechnung an Firma A nichts davon erwähnt wird? Oder müssen solche Ausgaben real erwirtschaftet werden?

Das wären dann erstmal die wichtigsten Fragen, damit ich dieses Prinzip verstehe (ähnlich dem Vorsteuer/Umsatzsteuer-Prinzip , welches klar ist, aber vielleicht gibt es da ja auch kein Prinzip)

Vielen Dank für ihr Lesen des langen Beitrages und ich würde mich sehr über eine Antwort freuen.

MfG Daniel

Von: Kexel
Uhr
Hallo,

DWave wrote:
… hat der AN A trotzdem noch die Möglichkeit, den Restbetrag geltend zu machen in seiner Steuererklärung?

Ja, den Differenzbetrag zum Höchstbetrag kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen.

DWave wrote:
Oder ist diese Möglichkeit durch die Nennung auf dem Lohnzettel verwirkt? Ist es dann so, dass sich die Firma A diese pauschalen eventuell sogar vom Finanzamt holt (und die Differenz in die eigene Tasche steckt?)

Die tatsächlich gezahlten Pauschalen kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben geltend machen. Er erhält nicht die Pauschalen vom Finanzamt erstattet, sondern mindert seinen Gewinn in Höhe der gezahlten Beträge und damit anteilig seine Steuerbelastung.

DWave wrote:
Da diese Leistungen auf dem Lohnzettel stehen (unabhängig, ob die Bezeichnung der offiziellen entspricht?)

Um eine klare Antwort zu geben benötige ich schon die Angaben dessen, was genau auf der Lohnabrechnung steht, denn dies ist letztendlich entscheidend.

DWave wrote:
Nun bekommt Mitarbeiter B kein Fahrgeld … Also unabhängig von der Antwort oben kann er sicherlich schon mal die vollen 30 Cent bei seiner Erklärung geltend machen?

Wenn der Mitarbeiter mit eigenem privaten PKW zur Einsatzstelle fährt, dann kann er 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer als Werbungskosten ansetzen. Wird er vom Arbeitgeber oder einem Dritten unentgeltlich zum Einsatzort befördert, dann hat der Arbeitnehmer keine Kosten und kann auch kein pauschales Kilometergeld ansetzen.

Wie detailliert das Unternehmen A dem Unternehmen B die Personalkosten in der Rechnung aufgliedert ist steuerlich irrelevant. Es genügt die Angabe eines Gesamtbetrags.

Reisekosten-Pauschalen können vom Arbeitgeber nur in der Höhe als Betriebsausgaben angesetzt werden, in der sie tatsächlich an die Arbeitnehmer ausgezahlt wurden.

Von: DWave
Uhr
Vielen Dank für diese schnelle Beantwortung. Auf dem Lohnzettel steht Verpflegungspauschale und Fahrgeld. Also das mit dem Kilometergeld ist nun klar, der Arbeitnehmer hat somit keine Möglichkeiten die Differenz anzusetzen, da er ja vom Firmenauto abgeholt wird und die ganze zeit transportiert wird (ich nahm an, das verhält sich analog zu den Fahrgemeinschaften). Die zweite Hauptfrage wäre dann die Geschichte mit dem Verpflegungsmehraufwand. Da bekommen ja beide nur 8 Euro. Ist ihre erste Antwort darauf bezogen, dass sich die Arbeitnehmer dann bei ihrer Steuererklärung den Rest (also zB. 16 Euro für Di und Mittwoch) als Werbekosten absetzen können?

Vielen dank
Daniel

Von: DWave
Uhr
Guten Tag,

eine zusätzliche Nachfrage hätte ich dann doch noch.
Wenn der Unternehmer diese (verminderten) Pauschalen nur als Betriebsausgaben geltend machen kann und sich nicht den Rest holen kann, was ist denn dann die Motivation dies zu tun? Er macht damit doch ein Verlust?
Oder übersehe ich noch eine andere Komponente? Jetzt habe ich die Rechnung:
Angenommen 1000 Euro Gewinn 50 % Steuern, hat er 500 Euro für sich. Nun zahlt er aber die 8 Euro, muss so also nur 992 Euro versteuern, was also 496 Euro wären, sind zwar weniger Steuern, aber er hat trotzdem weniger in der Tasche?

Vielen Dank
Daniel

Von: Kexel
Uhr
…

Beispiel zu Reisekosten (Verpflegungsmehraufwendungen):
– Montag Hinreise > 14 Std. < 24 Std. = 12,00 EUR
– Dienstag 24 Std. = 24,00 EUR
– Mittwoch 24 Std. = 24,00 EUR
– Donnerstag Rückreise > 14 Std. < 24 Std. = 12,00 EUR
– Reisekosten gesamt 72,00 EUR
– abzüglich Erstattung Arbeitgeber 3 Tage x 8,00 EUR = 24,00 EUR
– verbleiben Werbungskosten für den Arbeitnehmer von 48,00 EUR

DWave wrote:
AN A bekommt von seiner Firma A … “Kilometergeld“ von ca. 3 Cent pro Km.

Dies geht – wie bereits in der vorherigen Antwort geschrieben – nur dann, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich eigene Fahrtkosten für seine Dienstreise hat.
Wird das “Kilometergeld” gezahlt, obwohl keine eigenen Fahrtkosten beim Arbeitnehmer entstehen, dann ist dieses Fahrgeld zusätzlich als Arbeitgebererstattung von der Summe der ansetzbaren Reisekosten (siehe oben) zu kürzen.

DWave wrote:
Wenn der Unternehmer diese (verminderten) Pauschalen nur als Betriebsausgaben geltend machen kann und sich nicht den Rest holen kann, was ist denn dann die Motivation dies zu tun? Er macht damit doch ein Verlust?

Wenn er Unternehmer nur 8 EUR zahlt, statt zulässiger 12 EUR oder 24 EUR, dann spart er Geld.
In obigem Beispiel spart er pro Woche 48 EUR pro Arbeitnehmer.
Bei den Reisekostenpauschalen handelt es sich um Beträge bis zu deren Höhe der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfreie Zahlungen leisten kann, aber nicht muss. Er kann weniger oder auch nichts zahlen oder auch mehr, dann aber teilweise steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Von: Dennis2013
Uhr
Alle Fragen rund um die Reisekosten, die bisher her so aufgetaucht sind, kann man sich häufig durch eine geeignete Software selber aneignen. Ich war es irgendwann leid immer Experten um Rat zu fragen und bin dann auf folgende Produkte gestoßen:

http://www.monkey-office.de/produkte

Hier gibt es neben einem umfangreichen Reisekostenprogramm weitere nützlich Tools, mit denen es möglich ist durch die einfache Bedienung und den informativen Hilfeboxen sich viele Fragen selbst zu beantworten. Mir hat es gerade bei den Reisekosten sehr geholfen.